Med funktionen Import/Export i Kontainers PIM (Product Information Management) kan ni effektivt massuppdatera produktdata. Funktionen är särskilt användbar när ni behöver göra större ändringar – som att uppdatera produktbeskrivningar, attribut eller annan metadata – direkt i Excel.
Observera: Funktionen Import/Export aktiveras separat och kräver administratörsbehörighet. Kontakta er Kontainer-administratör eller Kontainers kundsupport om ni inte ser alternativen.
Steg 1: Välj variantvyn
Se först till att ni är i Variant View, som visar alla enskilda varianter av era produkter. Då hamnar alla uppdateringar på rätt variantnivå.
Steg 2: Exportera produktdata
Ni kan exportera data på två sätt:
- Exportera valda produkter:
Markera de produkter ni vill redigera och klicka på Import/Export → Export.
- Exportera alla produkter:
Om inga produkter är markerade väljer ni bara Import/Export → Export för att exportera hela produktlistan.
En Excel-fil med den valda produktdatan laddas ned.
Exportformat
Export finns i två format:
- Exportformat (formaterat): Ger en CSV-fil med antingen paketerade filer eller CDN-länkar till filerna, avsedd för användning utanför Kontainer (t.ex. rapporter eller andra system). Exporten kan begränsas till de kolumner som syns i er vy och kan visa refererade värden i stället för interna ID:n.
- Importformat (för återimport): En CSV-fil som är gjord för att redigeras och importeras tillbaka till Kontainer, som i steg 3–4 nedan.
Fler exportalternativ:
- Exportera en tom mall med bara kolumnrubrikerna, som utgångspunkt för en ny import.
- Spara och återanvänd exportmallar, så att ni slipper ställa in kolumnerna varje gång.
- Exportera för import, inklusive underliggande nivåer i trädet, för att få med hela produkthierarkin i en fil.
- HTML-formatering tas automatiskt bort från exporterade textfält.
Stora exporter körs som ett bakgrundsjobb – ni får en avisering när filen är klar att ladda ned.
Steg 3: Redigera Excel-filen
Öppna den nedladdade Excel-filen och gör era ändringar. Ni kan till exempel uppdatera produktbeskrivningar, ändra attributvärden eller justera priser.
Viktigt:
- Redigera eller radera inte de tre första kolumnerna – de är interna referensfält i Kontainer som krävs för att importen ska lyckas.
- Ni kan radera alla andra kolumner som ni inte ändrar. Det gör filen tydligare och kan snabba upp importen.
Tips vid redigering
Tänk på följande regler när ni redigerar Excel-filen:
- Tomma celler: Inga ändringar görs i de fälten.
- Skriv "NULL": Raderar befintligt värde i fältet.
- Fält med flera värden: Separera värdena med semikolon som standard (t.ex. Red;Blue;Green). Ni kan också välja kommatecken (,) eller lodstreck (|) som avgränsare.
- Valfält: Ni kan bara använda befintliga, fördefinierade värden. Om ett värde inte finns i Kontainer markeras det vid valideringen före importen.
När ni är klara sparar ni filen lokalt.
Steg 4: Importera uppdaterad data
Gå tillbaka till Kontainer (utan några markerade produkter) och klicka på Import/Export → Import.
- Välj er uppdaterade Excel-fil.
- Klicka på Preview import changes för att starta valideringen.
Steg 5: Validera och bekräfta ändringarna
Kontainer kontrollerar automatiskt filen innan någon data uppdateras. Förhandsvisningen är en fullständig testkörning: hela filen valideras, alla ändringar rullas tillbaka så att inget sparas under kontrollen, och upp till 100 fel rapporteras med exakt cellplacering. Fellistan kan kopieras, så att ni kan klistra in den någon annanstans.
- Om fel hittas:
Systemet visar valideringsfelen (t.ex. felstavade eller obefintliga värden). Rätta dem direkt i Excel och ladda upp filen igen.
- Om inga fel hittas:
Ni ser en sammanfattning av alla föreslagna ändringar. Gå igenom dem och klicka på Import changes när ni är redo att genomföra uppdateringarna.
Steg 6: Valfritt – skapa nya produkter och alternativ vid import
Observera: Möjligheten att skapa nya produkter och alternativ vid import är valfri och måste aktiveras av Kontainers kundsupport. Kontakta Kontainers kundsupport för att veta mer.
Utöver att uppdatera befintliga produkter kan export- och importfunktionerna också skapa nya produkter och nya alternativ vid import.
När ni importerar en fil kan ni aktivera följande alternativ:
- Create new products – Produkter som inte redan finns i PIM skapas automatiskt vid importen.
- Create new options – Om ett importerat värde inte finns för ett val- eller elementfält kan ett nytt alternativ skapas automatiskt, så att importen inte misslyckas.
- Skip ambiguous rows – Rader som inte kan matchas säkert kan hoppas över, så att resten av importen kan fortsätta.
- Multi-value delimiter – Fält med flera värden använder semikolon (;) som standard, men ni kan också välja kommatecken (,) eller lodstreck (|).
Innan några ändringar genomförs validerar importen hela filen, som beskrivs i steg 5 ovan. Förhandsvisningen kontrollerar hela filen utan att spara någon data. Om fel hittas avbryts importen och en lista med felen visas, med rad och cell för varje problem. När felen är rättade i kalkylarket kan filen importeras igen.
Administratörer: importhistorik och rensning
Administratörer har tillgång till fler verktyg för att hantera tidigare importer:
- Importhistorik: Visa en logg över tidigare importer.
- Ladda ned originalfilen: Hämta exakt den fil som importerades för en viss post i historiken.
- Återställ en fil: Ångra en tidigare import och återställ de berörda data till hur de var före importen.
Importerade filer tas bort automatiskt efter 30 dagar.
Sammanfattning
Import/Export är det effektivaste sättet att:
- snabbt uppdatera många produkter på en gång
- hålla datan korrekt
- spara tid när ni hanterar stora produktkataloger
- om det är aktiverat: skapa nya produkter och alternativ
Genom att följa stegen ovan håller ni er produktdata ren, enhetlig och fullt optimerad i Kontainer PIM.