La fonction Import/Export du système PIM (Product Information Management) de Kontainer permet de mettre à jour efficacement vos données produits en masse. Elle est particulièrement utile pour les modifications de grande ampleur, comme la mise à jour de descriptions produits, d'attributs ou d'autres métadonnées, directement dans Excel.

À noter : la fonction Import/Export est activée via un indicateur de fonctionnalité et nécessite un accès administrateur. Si vous ne voyez pas ces options, contactez votre administrateur Kontainer ou l'équipe de support client Kontainer.

Étape 1 : passer en mode variantes

Avant de commencer, assurez-vous d'être en mode variantes, qui affiche toutes les variantes individuelles de vos produits. Vos modifications sont ainsi appliquées au bon niveau de variante.

Étape 2 : exporter les données produits

Vous pouvez exporter vos données de deux façons :

  • Exporter des produits sélectionnés :
    Cochez les produits que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Import/Export → Export.
  • Exporter tous les produits :
    Si aucun produit n'est sélectionné, choisissez simplement Import/Export → Export pour exporter l'ensemble de votre liste de produits.

Un fichier Excel contenant les données des produits concernés est alors téléchargé.

Formats d'export

L'export est disponible dans deux formats :

  • Format d'export (mis en forme) : produit un CSV avec soit les fichiers regroupés, soit des liens CDN vers les fichiers, destiné à une utilisation en dehors de Kontainer (reporting, autres systèmes, etc.). Il peut se limiter aux colonnes actuellement visibles dans votre vue, et afficher les valeurs référencées plutôt que les identifiants internes bruts.
  • Format d'import (aller-retour) : un CSV conçu pour être modifié puis réimporté dans Kontainer, comme décrit aux étapes 3 et 4 ci-dessous.

Autres options d'export :

  • Exporter un modèle vide qui ne contient que les en-têtes de colonnes, utile comme point de départ d'un nouvel import.
  • Enregistrer et réutiliser des modèles d'export, pour ne pas avoir à reconfigurer les colonnes à chaque fois.
  • Exporter pour l'import, y compris les descendants dans l'arborescence, afin de capturer toute une hiérarchie de produits dans un seul fichier.
  • La mise en forme HTML est automatiquement supprimée des champs de texte exportés.

Les exports volumineux s'exécutent en tâche de fond : vous recevez une notification lorsque le fichier est prêt à être téléchargé.

Étape 3 : modifier le fichier Excel

Ouvrez le fichier Excel téléchargé pour effectuer vos modifications. Vous pouvez par exemple mettre à jour des descriptions produits, changer des valeurs d'attributs ou ajuster des informations de prix.

Important :

  • Ne modifiez pas et ne supprimez pas les trois premières colonnes : ce sont des champs de référence internes à Kontainer, indispensables à la réussite de l'import.
  • Vous pouvez supprimer toutes les autres colonnes que vous ne modifiez pas. Votre fichier reste ainsi plus lisible, et l'import peut être plus rapide.

Conseils de modification

Lorsque vous modifiez votre fichier Excel, tenez compte des règles suivantes :

  • Cellules vides : aucune modification n'est apportée à ces champs.
  • Saisir « NULL » : supprime la valeur existante du champ.
  • Champs à valeurs multiples : séparez les valeurs par un point-virgule (par défaut), par exemple Rouge;Bleu;Vert. Vous pouvez aussi choisir la virgule (,) ou la barre verticale (|) comme séparateur.
  • Champs de sélection : vous ne pouvez utiliser que des valeurs prédéfinies existantes. Si une valeur est introuvable dans Kontainer, le système la signale lors de la validation, avant l'import.

Une fois vos modifications terminées, enregistrez le fichier en local.

Étape 4 : importer les données mises à jour

Revenez dans Kontainer (sans aucun produit sélectionné) et cliquez sur Import/Export → Import.

  1. Sélectionnez votre fichier Excel mis à jour.
  2. Cliquez sur Aperçu des modifications de l'import pour lancer la validation.

Étape 5 : valider et confirmer les modifications

Kontainer vérifie automatiquement votre fichier avant toute mise à jour des données. L'aperçu est une simulation complète : il valide l'ensemble du fichier, annule toutes les modifications pour que rien ne soit enregistré pendant la vérification, et signale jusqu'à 100 erreurs, chacune avec l'emplacement exact de la cellule. La liste des erreurs peut être copiée, pour la coller ailleurs.

  • Si des erreurs sont détectées :
    Le système affiche les erreurs de validation (par exemple des valeurs mal orthographiées ou inexistantes). Vous pouvez les corriger directement dans Excel, puis téléverser de nouveau le fichier.
  • Si aucune erreur n'est détectée :
    Vous voyez un récapitulatif de toutes les modifications prévues. Relisez-le puis, lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Importer les modifications pour confirmer et appliquer vos mises à jour.

Étape 6 : facultatif, créer de nouveaux produits et de nouvelles options pendant l'import

À noter : la possibilité de créer de nouveaux produits et de nouvelles options pendant l'import est facultative et doit être activée par le support client Kontainer.
Contactez l'équipe de support client Kontainer pour en savoir plus sur la création de nouveaux produits pendant l'import.

En plus de mettre à jour des produits existants, les fonctions d'export et d'import peuvent aussi créer de nouveaux produits et de nouvelles options pendant l'import.

Kontainer PIM permet de créer de nouveaux produits et de nouvelles options lors de l'import d'un tableur

Lors de l'import d'un fichier, vous pouvez activer les options suivantes :

  • Créer de nouveaux produits : les produits qui n'existent pas encore dans le PIM sont créés automatiquement pendant l'import.
  • Créer de nouvelles options : si une valeur importée n'existe pas pour un champ de sélection ou d'élément, une nouvelle option peut être créée automatiquement, ce qui évite l'échec de l'import.
  • Ignorer les lignes ambiguës : les lignes qui ne peuvent pas être associées avec certitude peuvent être ignorées, ce qui permet de poursuivre le reste de l'import.
  • Séparateur de valeurs multiples : les champs à valeurs multiples utilisent par défaut le point-virgule (;), mais vous pouvez aussi choisir la virgule (,) ou la barre verticale (|).

Avant toute modification, l'import effectue une validation complète du fichier, comme indiqué et illustré à l'étape 5.
Cet aperçu vérifie l'ensemble du fichier sans enregistrer aucune donnée. Si des erreurs sont détectées, l'import est annulé et une liste d'erreurs s'affiche, avec la ligne et la cellule concernées. Une fois les erreurs corrigées dans le tableur, le fichier peut être importé de nouveau.

Administrateurs : historique des imports et nettoyage

Les administrateurs disposent d'outils supplémentaires pour gérer les imports passés :

  • Historique des imports : consultez le journal des imports précédents.
  • Télécharger le fichier d'origine : récupérez le fichier exact qui a été importé pour une entrée donnée de l'historique.
  • Annuler un fichier : annulez un import précédent et rétablissez les données concernées dans l'état où elles se trouvaient avant cet import.

Les fichiers importés sont automatiquement supprimés au bout de 30 jours.

En résumé

La fonction Import/Export est le moyen le plus efficace pour :

  • mettre à jour rapidement plusieurs produits à la fois
  • garantir l'exactitude de vos données
  • gagner du temps dans la gestion de grands catalogues produits
  • Si l'option est activée : créer de nouveaux produits et de nouvelles options

En suivant ces étapes, vous gardez vos données produits propres, cohérentes et parfaitement optimisées dans Kontainer PIM.