Guide de l'administrateur
Le tagging des données est une fonction clé du DAM. Qu'il soit réalisé automatiquement, manuellement, par IA ou, dans bien des cas, en combinant ces approches, ce guide vous accompagne dans la configuration et la gestion des champs de données.
Pour renseigner des données dans des champs existants, consultez le guide de tagging.
Enrichir les fichiers de données permet :
- de les retrouver par la recherche
- de garantir leur bon usage
- de respecter le RGPD
- d'automatiser le partage de fichiers
Dans Kontainer, nous appelons champs DAM les catégories de données de tagging, qui couvrent toute une gamme d'options de données, de valeurs et de liens vers des fichiers. Voici quelques exemples de champs typiques.
| Nom du champ | Type de champ | Type de données |
|---|---|---|
| Numéro EAN | Nombre entier | Lié au produit |
| Collection | Liste déroulante (valeur unique) | Lié au produit |
| Matières | Cases à cocher (valeurs multiples) | Lié au produit |
| Description | Texte HTML | Lié au visuel |
| Photographe | Texte court | Lié aux droits d'auteur |
| Date d'expiration | Date d'expiration | Lié au RGPD |
| Accord de consentement | Pièce jointe | Lié au RGPD |
Types de champs spéciaux
Champs de pièce jointe : liens vers des documents du DAM, comme des accords de consentement ou des guides des tailles.
Champs de date : permettent des automatisations, comme des dossiers virtuels pour les fichiers qui arrivent à expiration. Vous pouvez aussi définir une date de mise à disposition ou une échéance.
Champs de restrictions : font apparaître une fenêtre contextuelle lorsqu'une image ou un fichier est soumis à des conditions, par exemple d'usage ou de droits d'auteur. Les utilisateurs ne peuvent télécharger l'image ou le fichier qu'après avoir accepté ces restrictions.
Champs de saisie de données : importent automatiquement des données. La source est généralement constituée des métadonnées des fichiers, de tableurs ou d'autres systèmes. Contactez-nous pour en savoir plus.
Champs IA : utilisent l'IA de votre choix, comme Copilot, OpenAI ou l'IA de Kontainer, pour générer et ajouter automatiquement des tags, des descriptions, des traductions, etc.
Créer et modifier des champs DAM
Pour créer et gérer vos champs, ouvrez l'onglet Ressources dans le menu général, tout à gauche, puis sélectionnez Champs DAM.
PREMIÈRES CONFIGURATIONS : pour une première configuration, nous recommandons toujours une approche collaborative, accompagnée par nos équipes. Nous nous appuyons sur des années d'expérience et de bonnes pratiques, et nous posons les questions qui vous aideront à bien démarrer. N'hésitez pas à réserver un rendez-vous ou à nous écrire par e-mail.
Créer un champ
Le bouton Créer se trouve en haut à droite du module Champs DAM.
À noter : pour les configurations plus complexes, notamment les automatisations d'import de données, les champs calculés et les champs de restrictions, contactez l'équipe de support : nous configurerons les champs pour vous.
Vous y choisissez le type de champ à configurer.
Nom et paramètres du champ DAM
Dans la configuration du champ, vous nommez votre nouveau champ et vous choisissez ou ajoutez des paramètres de personnalisation et des textes.
Ces paramètres peuvent être modifiés par la suite en cliquant sur le nom du champ dans la vue d'ensemble des champs DAM.
À noter : contactez-nous si vous avez des questions sur ces paramètres.
Options de configuration :
- Nom du champ : le nom que vous souhaitez montrer aux utilisateurs
- Obligatoire : exige que la donnée soit renseignée lors du téléversement de fichiers dans votre Kontainer
- Consultable : inclut les données de ce champ dans les résultats de recherche
- Lecture seule : désactive la modification manuelle du champ, surtout utilisé pour les champs alimentés par import de données
- Nombre de décimales : définit le nombre de décimales affichées par un champ numérique
- Largeur du champ (taille de l'élément) : contrôle la place horizontale qu'occupe le champ dans le formulaire de tagging
- Afficher les options sous forme d'icônes sur les fichiers : affiche les options sélectionnables sous forme d'icônes plutôt que de liste
- Déplier dans la recherche avancée : déplie automatiquement ce champ dans le panneau de recherche avancée, avec la possibilité de rechercher un seul mot dans un texte plus long
- Options traduisibles : donne à chaque option un libellé différent selon la langue active
- Déclencheurs d'options en cascade : permettent à une option d'afficher ou de masquer automatiquement d'autres champs qui en dépendent
- Titres et textes descriptifs : ces options permettent de personnaliser l'apparence de vos champs lors de la saisie des données. Consultez le guide complet ici.
Ordre de tri
Réorganisez les champs DAM depuis la vue d'ensemble des champs.
Ajouter des valeurs
Si le champ configuré est un champ de sélection de valeurs, comme une liste déroulante, vous pouvez commencer à ajouter des valeurs depuis la vue d'ensemble des champs, dans la colonne Type de champ.
Depuis cette vue, vous pouvez ajouter une option en haut à droite.
Sauf contrainte particulière, saisissez le même nom dans les champs Nom et Valeur interne.
À noter : si vous souhaitez modifier des valeurs par la suite, assurez-vous qu'aucune automatisation ne risque d'en être affectée.
Ajouter des valeurs supplémentaires
Des valeurs peuvent aussi être ajoutées plus tard, directement dans le formulaire de tagging des fichiers.
Conseils pour structurer vos champs et vos filtres de recherche
Se lancer peut sembler intimidant, et nous partageons toujours volontiers inspiration et bonnes pratiques. Réservez un rendez-vous ou écrivez-nous par e-mail.
Convivialité
Lorsque vous configurez des champs DAM, nous vous conseillons de réfléchir aux données dont vos utilisateurs ont besoin, et qu'ils doivent connaître en accédant à vos fichiers. Il peut s'agir d'informations produits utiles, de consentement et de droits d'auteur.
Facilité de recherche
La facilité de recherche est une autre façon d'aborder la structuration des champs DAM. Quels filtres de recherche permettraient à vos utilisateurs de retrouver rapidement les fichiers pertinents ?
Recherche groupée
Cette fonction déplie un filtre de recherche pour que vous puissiez y coller des cellules copiées depuis un tableur, un e-mail de confirmation ou d'autres sources. Le système filtre tous les numéros ou valeurs concernés, ainsi que les fichiers associés.
C'est une fonction de recherche essentielle pour de nombreux clients, souvent utilisée pour des valeurs comme les numéros EAN ou les références articles.
Recherche IA
En plus de la recherche groupée, le DAM prend en charge la recherche sémantique / en langage naturel, qui permet aux utilisateurs de rechercher avec des expressions courantes plutôt qu'avec des correspondances exactes de tags.
Les recherches peuvent aussi être enregistrées et rouvertes depuis votre historique de recherche, pour éviter de recomposer à chaque fois les requêtes fréquentes.
Saisie de données par enrichissement automatique
Quatre fois sur cinq, nos clients souhaitent éviter la saisie manuelle. Ils ne veulent pas passer de temps à taguer leurs fichiers. Nous enrichissons donc automatiquement leurs fichiers, en récupérant des données depuis un PIM, un ERP, un tableur, un fichier CSV ou JSON.
Cela concerne surtout les clients qui travaillent avec des produits, mais peut être configuré de nombreuses façons.
Les automatisations sont conçues sur mesure : contactez-nous pour en mettre une en place.
À NOTER : consultez notre guide de tagging manuel ici.
Nous pouvons aller plus loin en plaçant automatiquement les fichiers dans des dossiers selon les tags des champs DAM.
Dossiers intelligents via la saisie de données
Fonctionnalité Premium+
Les données des champs DAM peuvent placer et déplacer automatiquement des fichiers dans des dossiers, et les en retirer, selon les valeurs saisies. Nous les appelons dossiers intelligents. Pour les utilisateurs, ils ressemblent à des dossiers ordinaires mais, comme les dossiers album et les dossiers miroirs, ils affichent simplement une sélection de fichiers existants, sans créer de doublons. Consultez le guide d'introduction aux types de dossiers ici.
Créez un dossier intelligent avec le bouton Nouveau dossier, en choisissant l'option Dossier intelligent.
Sélectionnez ensuite les dossiers sources (laissez vide pour puiser dans toute votre bibliothèque de dossiers), puis définissez vos critères d'inclusion.
Génération de texte et traduction par IA
Utilisez votre fournisseur d'IA, comme Copilot, OpenAI, Gemini ou Amazon, dans Kontainer. Nous permettons la génération et la traduction de texte à partir des données saisies, ainsi que la reconnaissance d'objets.
Consultez le guide complet ici, ou contactez-nous pour vos questions, ou réservez une présentation.
Gérer l'accès aux données
Selon les données et les tags dont vous enrichissez vos fichiers, tous ne doivent pas forcément être visibles par tout le monde. Les informations sensibles, les données internes ou les variables propres à un marché peuvent devoir être réservées aux utilisateurs ou aux groupes concernés.
Les administrateurs voient tout, mais la visibilité des champs doit être activée pour les types d'utilisateurs et les groupes.
Jeux de champs
Pour donner aux utilisateurs un accès en lecture aux champs personnalisés, vous commencez par créer des jeux de champs. Ce sont des ensembles de visibilité de champs.
Plusieurs approches sont possibles, par exemple :
- Jeux basés sur les rôles : Presse, Agence ou Support client.
- Jeux basés sur les marchés : marché européen, marché américain, etc.
Un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs peut accéder à plusieurs jeux de champs.
Pour créer un jeu de champs : Accès → Jeux de champs → Créer :
Autoriser l'accès
Définissez l'accès à la visibilité des champs par utilisateur ou par groupe d'utilisateurs :
Consultez le guide complet des droits d'accès ici.
Fonction à découvrir : le téléchargement de données
Les données saisies peuvent être importées, consultées, partagées et exportées, par exemple via les modèles. Vous pouvez notamment inclure un fichier Excel contenant les données saisies lors de la création de modèles de téléchargement, ou créer des exports de données de fichiers avec les fichiers liés, destinés à des revendeurs, à des partenaires, etc.
À noter : les données téléchargées sont limitées à l'accès de l'utilisateur concerné.
Exemple : votre solution compte 20 champs. Un agent allemand n'a accès qu'à 10 d'entre eux. Lorsqu'il utilise un téléchargement de données, il n'obtient que les informations de ces 10 champs.
Consultez le guide complet des modèles de téléchargement ici et celui des exports de données ici.
Fonction à découvrir : l'optimisation des noms de fichiers
Créez des modèles de nommage, par exemple pour les places de marché et les revendeurs, ou pour le référencement (SEO). Un modèle peut ressembler à : Nom de la marque_[nom du produit]_[matière]_[type de produit]
Voici un exemple pour des produits Amazon :
Consultez le guide complet des modèles de téléchargement ici.
Vous pouvez découvrir d'autres guides sur le tagging ici.
Contactez-nous si vous avez des questions, et réservez un rendez-vous pour vous inspirer et bien démarrer.