Guía de administrador
El etiquetado de datos es una función clave del DAM. Ya sea automático, manual, con IA o, en muchos casos, una combinación de todo, esta guía te explica la configuración y la gestión de los campos de datos.
Para etiquetar datos en campos de datos que ya existen, consulta la guía de etiquetado aquí.
Enriquecer los archivos con datos permite:
- Encontrarlos con la búsqueda
- Usarlos correctamente
- Cumplir el RGPD
- Compartir archivos de forma automatizada
En Kontainer llamamos campos DAM a las categorías de datos de etiquetado, que abarcan distintos tipos de datos, valores y opciones de vinculación de archivos. Estos son algunos ejemplos de campos habituales.
| Nombre del campo | Tipo de campo | Tipo de datos |
|---|---|---|
| Número EAN | Número entero | Relacionado con el producto |
| Colección | Desplegable (valor único) | Relacionado con el producto |
| Materiales | Casillas de verificación (varios valores) | Relacionado con el producto |
| Descripción | Texto HTML | Relacionado con el motivo |
| Fotógrafo | Texto corto | Relacionado con los derechos de autor |
| Fecha de caducidad | Fecha de caducidad | Relacionado con el RGPD |
| Acuerdo de consentimiento | Adjunto | Relacionado con el RGPD |
Tipos de campo especiales
Campos de adjunto: enlaces a documentos del DAM, como acuerdos de consentimiento o guías de tallas.
Campos de fecha: permiten automatizaciones, como carpetas virtuales para los archivos que están a punto de caducar. También puedes definir una fecha de publicación o un plazo.
Campos de restricciones: hacen que aparezca una ventana emergente cuando una imagen o un archivo está sujeto, por ejemplo, a usos concretos o a derechos de autor. Con estos campos, los usuarios solo pueden descargar la imagen o el archivo después de aceptar las restricciones.
Campos de importación de datos: importan datos automáticamente. La fuente de datos suele ser los metadatos de los archivos, hojas de cálculo u otros sistemas. Contáctanos para saber más.
Campos de IA: usa la IA que elijas, como Copilot, OpenAI o la IA propia de Kontainer, para generar y añadir automáticamente etiquetas, descripciones, traducciones, etc.
Crear y editar campos DAM
Para crear y gestionar tus campos, abre la pestaña Recursos en el menú global de la izquierda del todo y elige Campos DAM.
CONFIGURACIONES INICIALES: para las configuraciones iniciales recomendamos siempre un enfoque colaborativo, con el apoyo de nuestros equipos. Aprovechamos años de experiencia y buenas prácticas, y te hacemos preguntas que te ayudan a empezar con buen pie. Reserva una reunión o escríbenos por correo.
Crear uno nuevo
Encontrarás el botón Crear nuevo arriba a la derecha del módulo de campos DAM.
Nota: para configuraciones más complejas, como automatizaciones de importación de datos o campos calculados y de restricciones, ponte en contacto con el equipo de soporte y configuraremos los campos por ti.
Desde aquí eliges el tipo de campo que quieres configurar.
Nombre y ajustes del campo DAM
En la configuración del campo le pones nombre al campo nuevo y eliges o añades los ajustes de personalización y los textos.
Estos ajustes se pueden editar más adelante haciendo clic en el nombre del campo en la vista general de campos DAM.
Nota: escríbenos si tienes dudas sobre estos ajustes.
Opciones de configuración:
- Nombre del campo: el nombre que quieres que vean los usuarios
- Obligatorio: exige rellenar datos al subir archivos a tu Kontainer
- Con búsqueda: incluye los datos etiquetados en este campo en los resultados de búsqueda
- Solo lectura: desactiva la edición manual de este campo; se usa sobre todo en campos que se rellenan con una importación de datos.
- Número de decimales: define cuántos decimales muestra un campo numérico.
- Ancho del campo (tamaño del elemento): controla cuánto espacio horizontal ocupa el campo en el formulario de etiquetado.
- Mostrar las opciones como iconos en los archivos: muestra las opciones seleccionables como iconos en lugar de como lista.
- Expandir en la búsqueda avanzada: expande automáticamente este campo en el panel de búsqueda avanzada, con la opción de buscar coincidencias con una sola palabra dentro de un texto más largo.
- Opciones traducibles: da a cada opción una etiqueta distinta según el idioma activo.
- Activadores de opciones en cascada: configura una opción para que, al seleccionarla, se muestren u oculten automáticamente otros campos dependientes.
- Títulos y textos descriptivos: estas opciones te permiten personalizar cómo se muestran tus campos cuando los usuarios introducen datos. Consulta la guía completa aquí.
Orden
Reordena los campos DAM desde la vista general de campos.
Añadir valores
Si el campo que has configurado es de selección de valores, como un menú desplegable, puedes empezar a añadir valores desde la vista general, en la columna de tipo de campo.
Desde la vista general puedes añadir una opción en la esquina superior derecha.
Salvo que tengas información contradictoria, escribe el mismo nombre en los cuadros Nombre y Valor interno.
Nota: si quieres editar valores más adelante, comprueba antes que no haya automatizaciones que puedan verse afectadas por los cambios.
Añadir valores más adelante
También se pueden añadir valores más adelante, en el formulario de etiquetado de archivos.
Consejos para planificar campos y filtros de búsqueda
Empezar puede imponer, y siempre compartimos con gusto inspiración y buenas prácticas. Basta con reservar una reunión o escribirnos por correo.
Facilidad de uso
Al configurar los campos DAM, te recomendamos pensar en los datos que tus usuarios necesitan y deben conocer al acceder a tus archivos. Pueden ser información útil sobre productos, consentimientos y derechos de autor.
Capacidad de búsqueda
La capacidad de búsqueda es otro enfoque para planificar los campos DAM. ¿Qué filtros de búsqueda permitirían a tus usuarios encontrar rápidamente los archivos relevantes?
Búsqueda masiva
Esta función expande un filtro de búsqueda para que puedas pegar celdas copiadas de una hoja de cálculo, de la confirmación de un correo o de otras fuentes. El sistema filtra todos los números o valores relevantes y los archivos relacionados.
Es una función de búsqueda esencial para muchos clientes, que suelen usarla con valores como el EAN o los números de artículo.
Búsqueda con IA
Además de la búsqueda masiva, el DAM admite la búsqueda semántica y en lenguaje natural, que permite buscar con frases de uso cotidiano en lugar de con coincidencias exactas de etiquetas.
Las búsquedas también se pueden guardar y volver a abrir desde el historial de búsquedas, para no tener que repetir las consultas más habituales.
Importación de datos con enriquecimiento automático
En cuatro de cada cinco casos, nuestros clientes quieren evitar la edición manual. No quieren dedicar tiempo a etiquetar sus archivos. Por eso los enriquecemos automáticamente, con datos de un PIM, de un ERP, de una hoja de cálculo o de archivos CSV o JSON.
Esto es relevante sobre todo para los clientes que trabajan con productos, pero se puede configurar de muchas maneras.
Las automatizaciones se desarrollan a medida, así que ponte en contacto con nosotros para configurar una.
NOTA: Consulta aquí nuestra guía de etiquetado manual.
También podemos ir más allá y colocar archivos automáticamente en carpetas según las etiquetas de los campos DAM.
Smart folders con importación de datos
Función de los planes Premium+
Los datos de los campos DAM pueden colocar y mover archivos automáticamente dentro y fuera de carpetas según los valores etiquetados. Las llamamos smart folders. Para los usuarios se ven como carpetas normales, pero, igual que las carpetas de álbum y las carpetas espejo, solo muestran una selección de archivos existentes, sin crear duplicados. Consulta aquí la guía introductoria sobre los tipos de carpeta.
Crea una smart folder con el botón Nueva carpeta y elige la opción Smart folder.
Desde ahí, elige las carpetas de origen (déjalo en blanco para tomar archivos de toda tu biblioteca de carpetas) y define los criterios de inclusión.
Generación de texto y traducción con IA
Usa en Kontainer tu proveedor de IA, como Copilot, OpenAI, Gemini y Amazon. Permitimos la generación de texto y la traducción a partir de datos etiquetados, así como el reconocimiento de objetos.
Consulta la guía completa aquí, escríbenos si tienes preguntas o reserva una presentación.
Gestión del acceso a los datos
Según los datos y las etiquetas con los que enriquezcas los archivos, no todos tienen por qué ser visibles para todo el mundo. La información sensible, los datos internos o las variables de cada mercado pueden requerir que se limiten a los usuarios o grupos correspondientes.
Los administradores lo ven todo, pero la visibilidad de los campos debe activarse para los tipos de usuario y los grupos.
Conjuntos de campos
Para dar a los usuarios acceso de lectura a los campos personalizados, primero creas conjuntos de campos. Son conjuntos de visibilidad de campos.
Hay varios enfoques posibles, por ejemplo:
- Conjuntos por rol: prensa, agencia o atención al cliente.
- Conjuntos por mercado: mercado de la UE, mercado de EE. UU., etc.
Un usuario o un grupo de usuarios puede acceder a varios conjuntos de campos.
Crea un conjunto de campos nuevo en Acceso → Conjuntos de campos → Crear nuevo:
Permitir el acceso
Define el acceso de visibilidad de campos por usuario o por grupo de usuarios:
Consulta la guía de permisos completa aquí.
Función destacada: descarga de datos
Los datos etiquetados se pueden importar, consultar, compartir y exportar, por ejemplo con las plantillas. Una opción es incluir un archivo de Excel con los datos etiquetados al crear plantillas de descarga, o crear exportaciones de datos de archivos con archivos vinculados para revendedores, socios, etc.
Nota: los datos que se descargan se limitan al acceso del usuario concreto.
Ejemplo: tu solución tiene 20 campos. Un agente alemán solo tiene acceso a 10 de ellos. Cuando usa una descarga de datos, solo obtiene la información de los 10 campos a los que tiene acceso.
Consulta la guía completa de plantillas de descarga aquí y de exportación de datos aquí.
Función destacada: optimización de nombres de archivo
Crea plantillas de nombres, por ejemplo para marketplaces y revendedores o con fines de SEO. Una plantilla podría ser: Nombre de marca_[nombre del producto]_[material]_[tipo de producto]
Aquí tienes un ejemplo para productos de Amazon:
Consulta la guía completa de plantillas de descarga aquí.
Encontrarás más guías sobre etiquetado aquí.
Escríbenos si tienes cualquier duda y reserva una reunión para inspirarte y empezar.