Au fur et à mesure que votre liste d'utilisateurs s'allonge, que des personnes partent et que d'autres changent de poste, il devient facile de perdre le fil.
Ce guide vous aide à tenir votre liste d'utilisateurs à jour et à gérer les accès pour éviter tout usage non souhaité.
Nous recommandons de :
- passer régulièrement votre liste en revue
- utiliser des groupes pour gérer les accès
- supprimer les accès individuels lorsque vous utilisez des groupes
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus.
PASSER EN REVUE VOTRE LISTE D'UTILISATEURS
Assurez-vous que personne n'a d'accès non souhaité à votre Kontainer en supprimant ou en désactivant régulièrement les utilisateurs qui ne sont plus liés à votre organisation.
Réactivez les utilisateurs qui ont été désactivés automatiquement à cause de la date d'expiration de leur compte.
Supprimer ou désactiver des utilisateurs
Rendez-vous dans Accès → Utilisateurs
- Utilisez la barre de recherche pour trouver des utilisateurs
- Cliquez sur l'icône à trois points
- Sélectionnez Désactiver ou Supprimer
Si vous ne trouvez pas un utilisateur, il a peut-être été déplacé dans les utilisateurs inactifs.
Utilisateurs inactifs
Tout utilisateur introuvable ou qui n'arrive pas à se connecter se trouve peut-être dans l'onglet Utilisateurs inactifs. Pour le réactiver :
- Cliquez sur l'utilisateur
- Sélectionnez une nouvelle date d'expiration
- Cochez la case Actif
- Puis cliquez sur Enregistrer
Vous pouvez aussi supprimer d'ici les utilisateurs qui n'ont plus besoin d'accès.
UTILISER DES GROUPES POUR GÉRER LES ACCÈS
Fonctionnalité Pro+
D'une manière générale, nous recommandons d'utiliser des groupes pour gérer les accès. Les groupes vous aident à ajouter rapidement de nouveaux utilisateurs à votre Kontainer, à modifier qui peut voir quoi et à éviter les accès inappropriés.
Créer des groupes d'utilisateurs
Vous pouvez aborder les groupes sous différents angles, et les utilisateurs peuvent être ajoutés à plusieurs groupes.
Par exemple, une agence de marketing allemande a accès aux groupes :
- Marché allemand
- Agence
- Charte de marque externe
Les groupes peuvent correspondre à des types d'utilisateurs, par exemple :
- Équipe commerciale
- Distributeurs
- Presse
- Agence
Ou à des types d'accès, par exemple :
- Charte de marque interne
- Charte de marque externe
- Marché allemand
- Marché américain
Pour en savoir plus sur la configuration des groupes, consultez notre guide des droits d'accès.
Lorsque vous commencez à utiliser des groupes, il est préférable de supprimer les paramètres d'accès individuels des utilisateurs.
Remplacer les accès individuels par des groupes
Créez un nouvel utilisateur ou rendez-vous dans Accès → Utilisateur → Accès aux dossiers.
Ajoutez l'utilisateur aux groupes concernés.
Ignorez ou supprimez tous les paramètres d'accès individuels.
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Voilà, c'est tout. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.