A medida que crece tu lista de usuarios, y la gente se va o cambia de puesto, es fácil perder el control.
Esta guía te ayuda a mantener al día tu lista de usuarios y a gestionar el acceso para evitar usos no deseados.
Te recomendamos:
- Revisar la lista con regularidad
- Usar grupos para gestionar el acceso
- Eliminar los accesos individuales cuando uses grupos
Sigue leyendo para saber más.
REVISA TU LISTA DE USUARIOS
Asegúrate de que nadie tenga acceso no deseado a tu Kontainer: elimina o desactiva con regularidad a los usuarios que ya no tengan relación contigo.
Reactiva a los usuarios que se hayan desactivado automáticamente porque ha vencido la fecha de caducidad de su cuenta.
Eliminar o desactivar usuarios
Ve a Acceso → Usuarios
- Busca al usuario con la barra de búsqueda
- Haz clic en el icono de tres puntos
- Elige Desactivar o Eliminar
Si no encuentras a un usuario, puede que esté en Usuarios inactivos.
Usuarios inactivos
Si no encuentras a un usuario o este no puede acceder, es posible que esté en la pestaña Usuarios inactivos. Para reactivarlo:
- Haz clic en el usuario
- Elige una nueva fecha de caducidad
- Marca la casilla Activo
- Y haz clic en Guardar
Desde aquí también puedes eliminar a los usuarios que ya no necesiten acceso.
USA GRUPOS PARA GESTIONAR EL ACCESO
Función de los planes Pro+
En general, recomendamos usar grupos para gestionar el acceso. Los grupos te permiten añadir usuarios nuevos a tu Kontainer con rapidez, cambiar quién ve qué y evitar accesos indebidos.
Crear grupos de usuarios
Puedes enfocar los grupos de distintas maneras, y los usuarios pueden pertenecer a varios.
Por ejemplo, una agencia de marketing alemana tiene acceso a los grupos:
- Mercado alemán
- Agencia
- Guía de marca externa
Los grupos pueden ser tipos de usuario, como:
- Equipo de ventas
- Distribuidores
- Prensa
- Agencia
Y tipos de acceso, como:
- Guía de marca interna
- Guía de marca externa
- Mercado alemán
- Mercado estadounidense
Más información sobre cómo configurar grupos en nuestra guía de permisos.
Cuando empieces a usar grupos, te conviene limpiar los ajustes de acceso de los usuarios.
Sustituir el acceso individual por grupos
Crea un usuario nuevo o ve a Acceso → Usuario → Acceso a carpetas
Añade al usuario a los grupos que correspondan.
Ignora o elimina todos los ajustes de acceso individual.
---
Eso es todo. Si tienes cualquier duda, escríbenos.