Etiquetar datos en los archivos es una función central del DAM que hace posibles muchas otras funciones clave. Según tu configuración, pueden ser:
- búsqueda filtrada y fácil de usar
- smart folders
- fechas de caducidad
- gestión de consentimientos
- flujos de aprobación
- términos y condiciones de uso
La mayoría de nuestros clientes etiquetan los datos de sus archivos a mano, de forma automática mediante una importación, o de las dos maneras. En este artículo repasamos lo básico del etiquetado.
Nota: muchos clientes enriquecen automáticamente los datos de sus archivos con automatizaciones. Si no estás seguro de si hay algo configurado en tu Kontainer, escríbenos y lo comprobamos por ti.
Haz clic aquí para acceder a la guía de administrador sobre cómo crear y gestionar campos.
Añadir datos
Para empezar a añadir datos, selecciona los archivos a los que quieras añadirlos y usa el botón Editar datos del archivo, que encontrarás con el botón derecho, en uno de los menús de tres puntos de los archivos o en la barra de menú desplegable de arriba.
Añade los datos al primer archivo y elige una de estas opciones:
- Guardar para todos, si los datos deben ser los mismos para todos los archivos
- Guardar y siguiente, marcando quizá la casilla Reutilizar datos , si los datos no son iguales para todos los archivos
Nota: Los signos más a la derecha de los campos de datos te permiten añadir valores nuevos. Esta opción la tienen los administradores y los usuarios a los que se les ha concedido acceso.
Si editas un solo archivo, la opción Editar datos del archivo está disponible en el modo galería (cuando has hecho clic en él y se abre a pantalla completa).
Añadir datos adicionales
Si más adelante necesitas volver a editar, te recomendamos usar la opción Editar campos individuales. Selecciona los archivos que quieras editar y haz clic con el botón derecho sobre la selección, o usa uno de los menús de tres puntos, para encontrar la opción.
Abre los campos que quieras editar marcando las casillas que hay junto a ellos, añade los datos y haz clic en Guardar.
En los campos de varios valores puedes marcar la casilla Conservar los existentes para añadir valores nuevos sin perder los datos que ya había.
Campos obligatorios
Si subes archivos a un Kontainer en el que hay campos de datos concretos marcados como obligatorios, esos campos deben rellenarse al subir los archivos. Se reconocen por un asterisco (*).
Cuando hay campos obligatorios, el formulario de datos de abajo aparece automáticamente al subir.
Nota: los campos obligatorios y la visibilidad de los campos pueden ser distintos para cada usuario, según los ajustes de permisos. Para más información, consulta nuestra guía de permisos aquí.
Estas son las opciones básicas de etiquetado en Kontainer. Si tienes cualquier duda, escribe al servicio de atención al cliente.
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