El etiquetado de carpetas le permite añadir datos a la propia carpeta, no solo a los archivos que contiene. Puede utilizarlo para registrar, por ejemplo, un cliente, un segmento, un sector, un año o el responsable de un proyecto. En Kontainer, esta información se muestra como Datos de carpeta.
Los datos de carpeta utilizan los mismos tipos de campo que los datos de archivo. Según cómo estén configuradas sus categorías de datos, puede usar campos de texto, listas desplegables, campos de sí/no, fechas, etc.
Para qué sirve el etiquetado de carpetas
El etiquetado de carpetas es útil cuando una carpeta representa algo por sí misma, como un proyecto, un caso o una campaña. Ejemplos típicos son carpetas como "Proyectos" o "Casos", en las que cada subcarpeta contiene todo lo relativo a un proyecto.
Buscar carpetas en lugar de archivos
La principal ventaja está en la búsqueda. Normalmente, una búsqueda devuelve archivos. Con el etiquetado de carpetas, los usuarios pueden buscar las propias carpetas, por ejemplo para encontrar todas las carpetas de proyecto de un segmento, un año o un sector determinados.
Con dos conjuntos de campos de datos, la búsqueda puede mostrar dos pestañas, por ejemplo Assets y Projects. La pestaña Assets busca y filtra archivos como siempre, mientras que la pestaña Projects busca y filtra carpetas de proyecto a partir de los datos de carpeta.
Kontainer configura el segundo conjunto de campos de datos. Póngase en contacto con nosotros si desea pestañas de búsqueda separadas para archivos y carpetas. También puede usar el etiquetado de carpetas con un solo conjunto de campos.
Rellenar diseños de página con datos de carpeta
Los datos de carpeta también se pueden mostrar en el diseño de página de la carpeta. Consulte Usar los datos de carpeta en diseños de página más abajo.
Antes de empezar
El etiquetado de carpetas utiliza una categoría de datos DAM que se ha habilitado para carpetas. Si no ve las opciones de datos de carpeta descritas a continuación, todavía no se ha habilitado ninguna categoría para carpetas en su cuenta. Póngase en contacto con el soporte de Kontainer e indíquenos qué categoría de datos desea utilizar en las carpetas.
Para editar los datos de una carpeta necesita permiso de escritura en ella. Con permiso de lectura puede ver los datos de la carpeta, pero no modificarlos.
Etiquetar una sola carpeta
- Busque la carpeta que desea etiquetar y marque su casilla para seleccionarla.
- Haga clic en Más en la barra de acciones de la parte superior. También puede hacer clic con el botón derecho en la carpeta.
- Elija Editar datos de carpeta.
- Rellene los campos que desee.
- Guarde los cambios.
Si solo tiene permiso de lectura, la opción del menú se llama Ver datos de carpeta y los campos no se pueden editar.
Etiquetar varias carpetas a la vez
Puede asignar los mismos valores a varias carpetas de una sola vez.
- Seleccione dos o más carpetas. No incluya archivos en la selección.
- Haga clic en Más en la barra de acciones, o haga clic con el botón derecho en la selección, y elija Edición masiva de datos de carpeta.
- Rellene los campos que desee aplicar a todas las carpetas seleccionadas.
- Guarde los cambios.
Los mismos valores se escriben en todas las carpetas seleccionadas. La opción de edición masiva solo aparece si tiene permiso de escritura en todas ellas.
Una carpeta solo puede contener datos de una categoría de datos. Si algunas de las carpetas seleccionadas ya tienen datos en otra categoría, se omiten y Kontainer le indica cuántas se han omitido. El resto se guarda con normalidad.
Ver los datos de una carpeta
Abra el panel de información de una carpeta para ver sus etiquetas. Aparecen en la sección Datos de carpeta. Los campos vacíos no se muestran.
Usar los datos de carpeta en diseños de página
Los campos de datos de carpeta se pueden insertar como marcadores en el texto de un diseño de página creado con el Page Editor. Cuando se muestra la página, cada marcador se sustituye por el valor etiquetado en esa carpeta.
Así puede crear una sola plantilla de página y usarla en muchas carpetas. Cada carpeta muestra automáticamente sus propios datos, por ejemplo cliente, segmento, sector y año, sin que tenga que escribirlos en cada página.
Más información sobre el texto en el Page Editor en Diseño de carpetas personalizado y páginas de destino (Page Editor).
Dónde no está disponible el etiquetado de carpetas
| Tipo de carpeta | ¿Puede contener datos de carpeta? |
|---|---|
| Carpetas normales | Sí |
| Carpetas espejo | Solo lectura. Una carpeta espejo muestra los datos de la carpeta que refleja. Para cambiarlos, edite la carpeta original. |
| Carpetas inteligentes | No |
| Álbumes | No |
| La carpeta principal y la papelera | No |
Usar los datos de carpeta en automatizaciones
Si su cuenta utiliza automatizaciones, los datos de carpeta pueden controlarlas de dos formas.
Automatizaciones que se ejecutan en carpetas
Al crear una automatización, puede elegir si se ejecuta en archivos o en carpetas. Una automatización de carpetas:
- se inicia cuando cambian los campos de una carpeta, o se ejecuta según una programación
- compara los datos definidos en la propia carpeta
- puede mover, cambiar el nombre o enviar notificaciones, y puede establecer o borrar campos de carpeta
Por ejemplo, puede mover una carpeta a una zona de archivo cuando su campo de estado se establece en "Finalizado".
Automatizaciones que se ejecutan en archivos
Cuando una automatización se ejecuta en archivos, también puede comparar los datos de la carpeta en la que se encuentra cada archivo. Al añadir un criterio para un campo disponible en carpetas, elija si el valor se lee en el archivo o en su carpeta.
Así puede etiquetar una carpeta una sola vez y hacer que una automatización actúe sobre todos sus archivos, sin etiquetar cada archivo.
Los datos de carpeta pertenecen a la carpeta en la que se definen. Los archivos de las subcarpetas no quedan cubiertos por los datos de la carpeta superior, así que etiquete cada subcarpeta que quiera incluir.
Conviene saber
- Los datos de carpeta y los datos de archivo son independientes. Etiquetar una carpeta no cambia los datos de los archivos que contiene.
- Los campos obligatorios de la categoría de datos también lo son al guardar los datos de carpeta.
- Las automatizaciones pueden detectar los cambios en los datos de carpeta mediante el evento Campos de la carpeta modificados.