Le tagging des données sur les fichiers est une fonction centrale du DAM, sur laquelle reposent de nombreuses autres fonctionnalités. Selon votre configuration, il peut s'agir de :
- la recherche filtrée, simple d'utilisation
- les dossiers intelligents
- les dates d'expiration
- la gestion des consentements
- les workflows de validation
- les conditions d'utilisation
La plupart de nos clients renseignent les données de leurs fichiers manuellement, automatiquement par import, ou des deux manières. Cet article présente les bases du tagging.
À noter : de nombreux clients enrichissent automatiquement les données de leurs fichiers grâce à des automatisations. Si vous ne savez pas si quelque chose est configuré sur votre Kontainer, contactez-nous, et nous vérifierons pour vous.
Cliquez ici pour accéder au guide administrateur de création et de gestion des champs.
Ajouter des données
Pour commencer, sélectionnez les fichiers auxquels vous souhaitez ajouter des données, puis utilisez le bouton Modifier les données du fichier, accessible par clic droit ou depuis l'un des menus à trois points sur les fichiers et dans la barre de menu du haut.
Renseignez les données du premier fichier, puis choisissez :
- Enregistrer pour tous, si les données sont identiques pour tous les fichiers
- Enregistrer et suivant, éventuellement en cochant la case Réutiliser les données, si les données ne sont pas identiques pour tous les fichiers
À noter : les signes plus à droite des champs de données permettent d'ajouter de nouvelles valeurs. Cette option est réservée aux administrateurs et aux utilisateurs qui y ont accès.
Pour un seul fichier, l'option Modifier les données du fichier est aussi disponible en mode galerie (lorsque vous avez cliqué sur le fichier pour l'ouvrir en plein écran).
Compléter les données
Si vous devez revenir modifier des données plus tard, nous vous recommandons d'utiliser l'option Modifier des champs individuels. Sélectionnez les fichiers concernés, puis faites un clic droit sur la sélection ou utilisez l'un des menus à trois points pour trouver l'option.
Ouvrez les champs à modifier en cochant les cases correspondantes, ajoutez les données, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour les champs à valeurs multiples, cochez la case Conserver l'existant pour ajouter de nouvelles valeurs tout en gardant les données déjà présentes.
Champs obligatoires
Si certains champs de données sont définis comme obligatoires dans votre Kontainer, ils doivent être renseignés lors du téléversement. Ces champs sont signalés par un astérisque (*).
Lorsqu'il y a des champs obligatoires, le formulaire de données ci-dessous s'affiche automatiquement lors du téléversement.
À noter : les champs obligatoires et la visibilité des champs peuvent varier d'un utilisateur à l'autre, selon les droits attribués. Pour en savoir plus, consultez notre guide des droits d'accès.
Voilà les options de base du tagging dans Kontainer. Pour toute question, n'hésitez pas à écrire au support client.
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