Administratorguide
Datatagging er en central funktion i DAM. Uanset om det sker automatisk, manuelt, med AI eller i mange tilfælde som en kombination, guider denne artikel jer gennem konfigurationen og styringen af datafelter.
Tag data i eksisterende datafelter. Se tagging-guiden her.
At berige filer med data giver:
- Søgbarhed
- Korrekt brug af filer
- Overholdelse af GDPR
- Automatiseret deling af filer
I Kontainer kalder vi kategorier af tagging-data for DAM-felter, som dækker en række muligheder for data, værdier og kobling til filer. Her er nogle eksempler på typiske felter.
| Feltnavn | Felttype | Datatype |
|---|---|---|
| EAN-nummer | Heltal | Produktrelateret |
| Kollektion | Rullemenu (enkeltværdi) | Produktrelateret |
| Materialer | Afkrydsningsfelter (flere værdier) | Produktrelateret |
| Beskrivelse | HTML-tekst | Motivrelateret |
| Fotograf | Kort tekst | Ophavsretsrelateret |
| Udløbsdato | Udløbsdato | GDPR-relateret |
| Samtykkeaftale | Vedhæftet fil | GDPR-relateret |
Særlige felttyper
Felter til vedhæftede filer: links til dokumenter i DAM, fx samtykkeaftaler eller størrelsesguider.
Datofelter: giver mulighed for automatiseringer som virtuelle mapper til filer, der snart udløber. I kan også angive en udgivelsesdato eller en deadline.
Begrænsningsfelter (restrictions): får en pop op til at vises, når et billede/en fil er underlagt fx bestemt brug eller ophavsret. Felterne giver kun brugerne mulighed for at downloade billedet eller filen, efter at de har godkendt begrænsningerne.
Felter til dataimport (input data): importerer automatisk data. Datakilden vil typisk være filernes metadata, regneark eller andre systemer. Kontakt os for at høre mere.
AI-felter: bruger jeres valgte AI, fx Copilot, OpenAI eller Kontainers egen AI, til automatisk at generere og tilføje tags, beskrivelser, oversættelser osv.
Opret og rediger DAM-felter
For at oprette og styre jeres felter åbner I fanen Resources i den globale menu længst til venstre og vælger derefter DAM fields.
FØRSTE OPSÆTNING: Ved første opsætning anbefaler vi altid en samarbejdende tilgang med hjælp fra vores teams. Vi trækker på mange års erfaring og bedste praksis og stiller hjælpsomme spørgsmål, så I kommer godt fra start. I er velkomne til at booke et møde eller skrive til os.
Opret ny
Knappen Create new finder I øverst til højre i modulet DAM fields.
Bemærk: Til mere komplekse opsætninger, herunder automatiseringer af dataimport, beregnede felter og begrænsningsfelter, kan I kontakte supportteamet, så konfigurerer vi felterne for jer.
Herfra vælger I den type felt, I vil sætte op.
Navn og indstillinger for DAM-felter
I opsætningen af feltet giver I det nye felt et navn og vælger/tilføjer indstillinger og tekst til tilpasning.
Indstillingerne kan redigeres senere ved at klikke på feltnavnet i oversigten over DAM-felter.
Bemærk: Kontakt os, hvis I har spørgsmål til indstillingerne.
Muligheder i opsætningen:
- Field name: Det feltnavn, I vil have, at brugerne ser
- Required: Kræv, at data udfyldes, når filer uploades til jeres Kontainer
- Searchable: Tagget data i feltet kan findes i søgninger
- Read-only: Slå manuel redigering af feltet fra – bruges hovedsageligt til felter, der udfyldes via dataimport.
- Number of decimals: Angiv, hvor mange decimaler et numerisk felt viser.
- Field width (element size): Styr, hvor meget vandret plads feltet fylder i tagging-formularen.
- Show options as icons on files: Vis valgmuligheder som ikoner i stedet for en liste.
- Expand in advanced search: Fold automatisk feltet ud i panelet til avanceret søgning, med mulighed for at matche et enkelt ord i længere tekst.
- Translatable options: Giv hver valgmulighed en forskellig etiket afhængigt af det aktive sprog.
- Cascading option triggers: Sæt en valgmulighed op, så valg af den automatisk viser eller skjuler andre afhængige felter.
- Overskrifter og beskrivende tekst: Med de muligheder kan I tilpasse, hvordan jeres felter vises, når brugerne indtaster data. Se den fulde guide her.
Sortering
Omarranger DAM-felter fra oversigten over felter.
Tilføj værdier
Er det felt, I har sat op, et felt, hvor man vælger værdier, fx en rullemenu, kan I begynde at tilføje værdier fra feltoversigten i kolonnen Field type.
Fra oversigten kan I tilføje en valgmulighed øverst til højre.
Medmindre I har modstridende oplysninger, bør I skrive det samme navn i boksene Name og Internal value.
Bemærk: Vil I redigere værdier senere, så sørg for, at ændringerne ikke påvirker nogen automatiseringer.
Tilføj yderligere værdier
Værdier kan også tilføjes senere i formularen til tagging af filer.
Tips til at planlægge felter og søgefiltre
Det kan føles uoverskueligt at komme i gang, og vi deler altid gerne inspiration og bedste praksis. I kan blot booke et møde eller skrive til os.
Brugervenlighed
Når I opretter DAM-felter, anbefaler vi, at I overvejer, hvilke data jeres brugere har brug for, og som de bør kende til, når de åbner jeres filer. Det kan være nyttige produktoplysninger, samtykke og ophavsret.
Søgbarhed
Søgbarhed er en anden måde at planlægge DAM-felter på. Hvilke søgefiltre ville gøre det muligt for jeres brugere hurtigt at finde relevante filer?
Masse-søgning (Bulk Search)
Funktionen folder et søgefilter ud, så I kan indsætte kopierede celler fra et regneark, en e-mailbekræftelse eller andre kilder. Systemet filtrerer alle relevante numre/værdier og tilhørende filer.
Det er en vigtig søgefunktion for mange kunder og bruges ofte til værdier som EAN- eller varenumre.
AI-søgning
Ud over masse-søgning understøtter DAM semantisk søgning / søgning på naturligt sprog, så brugerne kan søge med hverdagsudtryk i stedet for nøjagtige tagmatches.
Søgninger kan også gemmes og åbnes igen fra jeres søgehistorik, så hyppigt brugte søgninger ikke skal bygges op forfra hver gang.
Importér data via automatisk berigelse
Fire ud af fem gange vil vores kunder helst slippe for manuel redigering. De vil ikke bruge tid på at tagge deres filer. I stedet beriger vi deres filer automatisk og henter data fra et PIM, et ERP-system, et regneark, en CSV- eller JSON-fil.
Det er primært relevant for kunder, der arbejder med produkter, men det kan sættes op på mange måder.
Automatiseringer bygges efter behov, så kontakt os for at sætte en op.
BEMÆRK: Se vores guide til manuel tagging her.
Vi kan også gå videre og automatisk placere filer i mapper ud fra tags fra DAM-felter.
Smarte mapper via dataimport
Premium+-funktion
Data fra DAM-felter kan automatisk placere og flytte filer ind og ud af mapper ud fra taggede værdier. Vi kalder dem smarte mapper. For brugerne ligner de almindelige mapper, men ligesom albummapper og spejlmapper viser de blot et udvalg af eksisterende filer uden at lave dubletter. Se introduktionen til mappetyper her.
Opret en smart mappe via knappen New folder, og vælg muligheden Smart folder.
Herfra vælger I kildemapperne (lad feltet stå tomt for at hente fra hele jeres mappebibliotek) og laver derefter jeres kriterier for, hvad der skal med.
AI-tekstgenerering og oversættelse
Brug jeres AI-udbyder, fx Copilot, OpenAI, Gemini og Amazon i Kontainer. Vi giver mulighed for tekstgenerering og oversættelse ud fra taggede data samt objektgenkendelse.
Se den fulde guide her, eller kontakt os med spørgsmål eller book en præsentation.
Styring af adgang til data
Afhængigt af de data og tags, I beriger filer med, behøver ikke alle at være synlige for alle. Følsomme oplysninger, interne data eller markedsspecifikke variabler skal måske begrænses til de relevante brugere eller grupper.
Administratorer kan se alt, men synligheden af felter skal aktiveres for brugertyper og grupper.
Feltsæt (Field Sets)
For at give brugere læseadgang til de tilpassede felter opretter I først feltsæt (Field Sets). Det er sæt af synlighed for felter.
Der er forskellige tilgange, fx:
- Rollebaserede sæt: Presse, bureau eller kundesupport.
- Markedsbaserede sæt: EU-markedet, det amerikanske marked osv.
En bruger eller brugergruppe kan have adgang til flere feltsæt.
Opret et nyt feltsæt; Access → Field sets → Create new:
Giv adgang
Angiv adgang til synlighed af felter pr. bruger eller brugergruppe:
Se den fulde guide til rettigheder her.
Fremhævet funktion: Datadownload
Taggede data kan importeres, tilgås, deles og eksporteres, fx via skabelonfunktionerne. En mulighed er at inkludere en Excel-fil med taggede data, når I opretter downloadskabeloner, eller at lave specifikke eksporter af fildata med tilknyttede filer til forhandlere, partnere osv.
Bemærk: De downloadede data er begrænset til den enkelte brugers adgang.
Eksempel: Jeres løsning har 20 felter. En tysk agent har kun adgang til 10 felter. Når vedkommende bruger en datadownload, får vedkommende kun oplysningerne fra de 10 felter, vedkommende har adgang til.
Se den fulde guide til downloadskabeloner her og dataeksporter her.
Fremhævet funktion: Optimering af filnavne
Opret navngivningsskabeloner, fx til marketplaces og forhandlere eller til SEO. En skabelon kunne være: Brandnavn_[produktnavn]_[materiale]_[produkttype]
Her er et eksempel til Amazon-produkter:
Se den fulde guide til downloadskabeloner her.
I kan udforske flere guides om tagging her.
Kontakt os , hvis I har spørgsmål, og book et møde for at få inspiration og komme i gang.