Automations nemen terugkerend werk in je Kontainer DAM voor je uit handen. Ze kunnen nieuwe uploads naar de juiste map verplaatsen, bestanden aan een album toevoegen, een veld bijwerken wanneer er iets verandert, en nog veel meer. Je stelt een automation één keer in en Kontainer voert hem uit – direct wanneer er iets gebeurt of volgens een vast schema.
Deze handleiding laat stap voor stap zien hoe je een automation aanmaakt en hoe je hem daarna beheert vanuit het Automations-overzicht.
Automations openen
- Klik op Resources in het menu aan de linkerkant.
- Klik onder DAM op Automations.
Hiermee open je het Automations-overzicht met al je automations.
Een automation aanmaken
Klik rechtsboven op Create New. Het formulier heeft vijf secties die je van boven naar beneden doorloopt.
1. Details
- Vul bij Name een naam in die zegt wat de automation doet, bijvoorbeeld "Productfoto's naar webshop verplaatsen". Zo vind je hem makkelijk terug in het overzicht.
- Voeg eventueel een Description toe. Dat is handig als je collega's ook automations beheren.
- Laat de schakelaar Active voorlopig uit. Nieuwe automations starten gepauzeerd, zodat je ze kunt testen voordat ze bestanden aanraken.
Het vak Summary beschrijft je automation in gewone woorden, bijvoorbeeld "When a file is added, move it to a folder", en wordt bijgewerkt terwijl je het formulier invult. Gebruik het om te controleren of de automation doet wat je bedoelt.
2. What it acts on
Kies of de automation werkt met Files (bestanden) of Folders (mappen). Files is standaard geselecteerd en dekt de meeste behoeften.
Als je Folders kiest, werkt de automation met mappen als geheel in plaats van met afzonderlijke bestanden. Hij wordt dan uitgevoerd op vaste tijden of wanneer de map als geheel wordt bijgewerkt. Je krijgt ook andere acties om uit te kiezen (zie "5. What it does").
3. When it runs
Kies bij Run type hoe de automation start:
| Run type | Wat er gebeurt | Gebruik het wanneer |
|---|---|---|
| When something changes | De automation wordt direct uitgevoerd wanneer een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt. | Je wilt dat dingen meteen worden afgehandeld, bijvoorbeeld nieuwe uploads. |
| Scheduled | De automation wordt Every hour, Every day of Every week uitgevoerd. | Je wilt wachten tot bestanden klaar zijn, bijvoorbeeld tot alle metadata is toegevoegd. |
Als je "When something changes" kiest, geef je bij Starts on aan welke gebeurtenissen de automation starten. File added is standaard geselecteerd. Je kunt dit verwijderen of een of meer van deze gebeurtenissen toevoegen:
- Any change
- Fields changed, Tags changed, Description changed, Metadata changed of Consent changed
- Renamed of Replaced
- Folder fields changed
- Moved, Added to album of Removed from album
Als je Scheduled kiest, geef je bij Repetition aan hoe vaak hij wordt uitgevoerd.
4. What it matches
Hier bepaal je precies welke bestanden of mappen de automation verwerkt.
- Zoek en selecteer bij Folders de mappen die de automation in de gaten moet houden.
- Klik bij Criteria op Add filter om de selectie te verfijnen, bijvoorbeeld tot bepaalde bestandstypen of tot bestanden met een bepaalde veldwaarde. Alles in één rij moet overeenkomen. Je kunt meer rijen toevoegen en daartussen AND of OR kiezen. Filters werken net als bij smartmappen, zie Gids voor smartmappen.
- Klik op Test om te zien waarop de automation nu zou werken. Er wordt niets gewijzigd.
Klik op Clear filters als je opnieuw wilt beginnen.
Tip: Klik altijd op Test voordat je opslaat. Komen er te veel bestanden overeen, voeg dan meer filters toe. Komt er niets overeen, controleer dan je mappen en filters.
5. What it does
Kies bij Action wat er moet gebeuren met alles waarop de automation van toepassing is. Elke automation voert één actie uit.
| Groep | Acties voor bestanden | Acties voor mappen |
|---|---|---|
| Organise | Move, Add to album, Copy, Move to trash | Move |
| Metadata | Set field, Rename, Set description | Set field, Clear field, Rename |
| Delivery | Activate CDN | Niet beschikbaar |
| Notifications | Notify | Notify |
Nadat je een actie hebt gekozen, vul je de instellingen in die daarvoor verschijnen. Bij Move doe je bijvoorbeeld het volgende:
- Kies bij Destination folder de map waarnaar verplaatst moet worden.
- Kies bij "If the name is already taken there" of het bestaande bestand behouden blijft (Leave the existing file) of wordt vervangen (Replace it).
6. Opslaan en inschakelen
- Klik op Save. De automation verschijnt nu in het Automations-overzicht als Paused.
- Als je tevreden bent, open je het menu met de drie puntjes (…) in de rij en klik je op Resume, of je opent hem met Edit en zet Active aan.
Het Automations-overzicht
Het overzicht toont in één oogopslag de status van elke automation:
| Kolom | Wat het toont |
|---|---|
| Name | De naam die je de automation hebt gegeven. |
| Runs on folder | De mappen die de automation in de gaten houdt. |
| Trigger | Wanneer hij wordt uitgevoerd, bijvoorbeeld "When something changes" met de gebeurtenis eronder, zoals File added. |
| Action | Wat de automation doet, bijvoorbeeld Move. |
| Status | Of de automation actief of gepauzeerd is. |
| Last run | Wanneer hij voor het laatst is uitgevoerd, of "Never" als dat nog niet is gebeurd. |
| Next run | Wanneer hij de volgende keer wordt uitgevoerd. Gepauzeerde automations tonen "Not while paused". |
Een automation beheren via het menu
Klik op de drie puntjes (…) aan het einde van de rij van een automation om het menu te openen.
| Optie | Wat het doet |
|---|---|
| Edit | Opent de automation zodat je de instellingen kunt wijzigen. |
| Preview | Toont hoeveel items op dit moment overeenkomen met de automation, zonder hem uit te voeren. Een snelle manier om te controleren of je filters nog vangen wat je verwacht. |
| Run now | Voert de automation direct uit, zonder te wachten op de trigger of het schema. |
| Pause / Resume | Zet de automation tijdelijk stil of start hem weer. Een gepauzeerde automation doet niets totdat je hem hervat. |
| Run history | Toont een logboek van eerdere uitvoeringen. Gebruik het om te controleren of de automation werkt zoals verwacht. |
| Duplicate | Maakt een kopie van de automation. Zie hieronder. |
| Delete | Verwijdert de automation definitief. |
Een automation dupliceren
Duplicate kopieert de criteria, trigger, het schema en de actie van een automation naar een nieuwe automation met de naam "[oorspronkelijke naam] (copy)".
De kopie wordt altijd gepauzeerd opgeslagen, zodat hij geen bestanden kan aanraken voordat je hem hebt aangepast. Open hem met Edit, breng je wijzigingen aan, geef hem een nieuwe naam en hervat hem daarna.
Met Duplicate kun je het snelst:
- Meerdere dingen laten gebeuren met dezelfde bestanden. Elke automation heeft één actie, dus dupliceer hem en wijzig alleen de actie, bijvoorbeeld van Move naar Notify.
- Dezelfde bestanden aan meerdere albums toevoegen.
- Een goede set filters hergebruiken voor een andere map.
Show Flow: zie hoe je automations samenwerken
Als je meerdere automations hebt, kan de ene de andere in gang zetten. Zo verplaatst de ene automation bestanden naar een map en reageert een tweede op bestanden die daarheen worden verplaatst. Twee automations kunnen elkaar ook ongedaan maken, bijvoorbeeld als de ene bestanden van map A naar B verplaatst en de andere ze weer terugzet.
Klik bovenaan het overzicht op Show Flow om te zien hoe je actieve automations elkaar starten of ongedaan maken. Gepauzeerde automations worden niet meegenomen. Als er niets gekoppeld is, zie je een melding dat geen van je actieve automations elkaar start of ongedaan maakt.
Tip: Controleer Show Flow telkens wanneer je een automation toevoegt of hervat, zodat je automations elkaar niet tegenwerken.
Voorbeeld: Nieuwe uploads automatisch sorteren
Je fotografen uploaden alles naar een map met de naam "Inbox" en productafbeeldingen moeten in "Producten" terechtkomen.
- Details: Noem hem "Productafbeeldingen uit Inbox verplaatsen".
- What it acts on: Files.
- When it runs: When something changes, Starts on File added.
- What it matches: Selecteer "Inbox" en voeg een filter toe voor je afbeeldingsbestandstypen. Klik op Test.
- What it does: Move, met "Producten" als Destination folder en "Leave the existing file" als de naam al bestaat.
- Klik op Save en daarna op Resume in het …-menu om hem te starten.
Wil je dat de fotografen een melding krijgen wanneer hun afbeeldingen zijn verplaatst? Dupliceer de automation, wijzig de actie in Notify en hervat de kopie.