Automationen übernehmen wiederkehrende Aufgaben in Ihrem Kontainer DAM für Sie. Sie können neue Uploads in den richtigen Ordner verschieben, Dateien zu einem Album hinzufügen, ein Feld aktualisieren, wenn sich etwas ändert, und vieles mehr. Sie richten eine Automation einmal ein, und Kontainer führt sie aus – entweder sofort, wenn etwas passiert, oder nach einem festen Zeitplan.
Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Automation erstellen und sie anschließend in der Automations-Übersicht verwalten.
Automations öffnen
- Klicken Sie im linken Menü auf Resources.
- Klicken Sie unter DAM auf Automations.
Damit öffnen Sie die Automations-Übersicht mit all Ihren Automationen.
Eine Automation erstellen
Klicken Sie oben rechts auf Create New. Das Formular besteht aus fünf Abschnitten, die Sie von oben nach unten durcharbeiten.
1. Details
- Geben Sie unter Name einen Namen ein, der beschreibt, was die Automation tut, zum Beispiel „Produktfotos in Webshop verschieben“. So finden Sie sie in der Übersicht leicht wieder.
- Fügen Sie optional eine Description hinzu. Das ist hilfreich, wenn auch Ihre Kolleginnen und Kollegen Automationen verwalten.
- Lassen Sie den Schalter Active vorerst ausgeschaltet. Neue Automationen starten pausiert, damit Sie sie testen können, bevor sie Dateien verändern.
Das Feld Summary beschreibt Ihre Automation in einfachen Worten, zum Beispiel „When a file is added, move it to a folder“, und wird beim Ausfüllen des Formulars laufend aktualisiert. So können Sie prüfen, ob die Automation genau das tut, was Sie beabsichtigen.
2. What it acts on
Wählen Sie, ob die Automation mit Files (Dateien) oder Folders (Ordnern) arbeitet. Files ist standardmäßig ausgewählt und deckt die meisten Anforderungen ab.
Wenn Sie Folders wählen, arbeitet die Automation mit Ordnern als Ganzes statt mit einzelnen Dateien. Sie wird dann entweder zu festgelegten Zeiten ausgeführt oder wenn der Ordner als Ganzes aktualisiert wird. Außerdem stehen Ihnen andere Aktionen zur Verfügung (siehe „5. What it does“).
3. When it runs
Wählen Sie unter Run type, wie die Automation gestartet wird:
| Run type | Was passiert | Verwenden Sie es, wenn |
|---|---|---|
| When something changes | Die Automation wird sofort ausgeführt, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt. | Dinge sofort erledigt werden sollen, zum Beispiel neue Uploads. |
| Scheduled | Die Automation wird Every hour, Every day oder Every week ausgeführt. | Sie warten möchten, bis Dateien fertig sind, zum Beispiel bis alle Metadaten ergänzt wurden. |
Wenn Sie „When something changes“ wählen, legen Sie unter Starts on fest, welche Ereignisse die Automation starten. File added ist standardmäßig ausgewählt. Sie können es entfernen oder eines oder mehrere dieser Ereignisse hinzufügen:
- Any change
- Fields changed, Tags changed, Description changed, Metadata changed oder Consent changed
- Renamed oder Replaced
- Folder fields changed
- Moved, Added to album oder Removed from album
Wenn Sie Scheduled wählen, legen Sie unter Repetition fest, wie oft die Automation ausgeführt wird.
4. What it matches
Hier legen Sie genau fest, welche Dateien oder Ordner die Automation bearbeitet.
- Suchen Sie unter Folders die Ordner, die die Automation überwachen soll, und wählen Sie sie aus.
- Klicken Sie unter Criteria auf Add filter, um die Auswahl einzugrenzen, zum Beispiel auf bestimmte Dateitypen oder auf Dateien mit einem bestimmten Feldwert. Alles in einer Zeile muss zutreffen. Sie können weitere Zeilen hinzufügen und zwischen ihnen AND oder OR wählen. Filter funktionieren genauso wie bei intelligenten Ordnern, siehe Intelligente Ordner (Smart Folders).
- Klicken Sie auf Test, um zu sehen, worauf die Automation gerade angewendet würde. Dabei wird nichts verändert.
Um von vorne zu beginnen, klicken Sie auf Clear filters.
Tipp: Klicken Sie vor dem Speichern immer auf Test. Wenn zu viele Dateien gefunden werden, fügen Sie weitere Filter hinzu. Wenn nichts gefunden wird, überprüfen Sie Ihre Ordner und Filter.
5. What it does
Wählen Sie unter Action, was mit allem geschehen soll, was die Automation findet. Jede Automation führt genau eine Aktion aus.
| Gruppe | Aktionen für Dateien | Aktionen für Ordner |
|---|---|---|
| Organise | Move, Add to album, Copy, Move to trash | Move |
| Metadata | Set field, Rename, Set description | Set field, Clear field, Rename |
| Delivery | Activate CDN | Nicht verfügbar |
| Notifications | Notify | Notify |
Nachdem Sie eine Aktion gewählt haben, füllen Sie die Einstellungen aus, die dazu angezeigt werden. Bei Move zum Beispiel:
- Wählen Sie unter Destination folder den Zielordner.
- Legen Sie unter „If the name is already taken there“ fest, ob die vorhandene Datei behalten (Leave the existing file) oder ersetzt (Replace it) werden soll.
6. Speichern und aktivieren
- Klicken Sie auf Save. Die Automation erscheint nun in der Automations-Übersicht mit dem Status Paused.
- Wenn Sie zufrieden sind, öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü (…) in ihrer Zeile und klicken Sie auf Resume, oder öffnen Sie sie mit Edit und schalten Sie Active ein.
Die Automations-Übersicht
Die Übersicht zeigt den Status jeder Automation auf einen Blick:
| Spalte | Was sie zeigt |
|---|---|
| Name | Der Name, den Sie der Automation gegeben haben. |
| Runs on folder | Die Ordner, die die Automation überwacht. |
| Trigger | Wann sie ausgeführt wird, zum Beispiel „When something changes“ mit dem Ereignis darunter, etwa File added. |
| Action | Was die Automation tut, zum Beispiel Move. |
| Status | Ob die Automation läuft oder pausiert ist. |
| Last run | Wann sie zuletzt ausgeführt wurde, oder „Never“, wenn sie noch nie gelaufen ist. |
| Next run | Wann sie das nächste Mal ausgeführt wird. Pausierte Automationen zeigen „Not while paused“. |
Eine Automation über das Menü verwalten
Klicken Sie auf die drei Punkte (…) am Ende der Zeile einer Automation, um ihr Menü zu öffnen.
| Option | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Edit | Öffnet die Automation, damit Sie ihre Einstellungen ändern können. |
| Preview | Zeigt, wie viele Elemente gerade auf die Automation zutreffen, ohne sie auszuführen. So prüfen Sie schnell, ob Ihre Filter noch das Erwartete erfassen. |
| Run now | Führt die Automation sofort aus, ohne auf ihren Auslöser oder Zeitplan zu warten. |
| Pause / Resume | Hält die Automation vorübergehend an oder startet sie wieder. Eine pausierte Automation tut nichts, bis Sie sie fortsetzen. |
| Run history | Zeigt ein Protokoll der bisherigen Ausführungen. So prüfen Sie, ob die Automation wie erwartet funktioniert. |
| Duplicate | Erstellt eine Kopie der Automation. Siehe unten. |
| Delete | Löscht die Automation dauerhaft. |
Eine Automation duplizieren
Duplicate kopiert die Kriterien, den Auslöser, den Zeitplan und die Aktion einer Automation in eine neue Automation mit dem Namen „[ursprünglicher Name] (copy)“.
Die Kopie wird immer pausiert gespeichert, damit sie keine Dateien verändern kann, bevor Sie sie angepasst haben. Öffnen Sie sie mit Edit, nehmen Sie Ihre Änderungen vor, geben Sie ihr einen neuen Namen und setzen Sie sie dann fort.
Mit Duplicate können Sie am schnellsten:
- Mehrere Dinge mit denselben Dateien geschehen lassen. Jede Automation hat eine Aktion, also duplizieren Sie sie und ändern nur die Aktion, zum Beispiel von Move zu Notify.
- Dieselben Dateien zu mehreren Alben hinzufügen.
- Bewährte Filter für einen anderen Ordner wiederverwenden.
Show Flow: So arbeiten Ihre Automationen zusammen
Wenn Sie mehrere Automationen haben, kann eine eine andere auslösen. Zum Beispiel verschiebt eine Automation Dateien in einen Ordner, und eine zweite reagiert darauf, dass Dateien dorthin verschoben wurden. Zwei Automationen können sich auch gegenseitig aufheben, etwa wenn eine Dateien von Ordner A nach B verschiebt und eine andere sie wieder zurück.
Klicken Sie oben in der Übersicht auf Show Flow, um zu sehen, wie Ihre laufenden Automationen sich gegenseitig auslösen oder aufheben. Pausierte Automationen werden nicht berücksichtigt. Wenn nichts verknüpft ist, sehen Sie eine Meldung, dass keine Ihrer laufenden Automationen eine andere auslöst oder aufhebt.
Tipp: Prüfen Sie Show Flow jedes Mal, wenn Sie eine Automation hinzufügen oder fortsetzen, damit Ihre Automationen nicht gegeneinander arbeiten.
Beispiel: Neue Uploads automatisch sortieren
Ihre Fotografinnen und Fotografen laden alles in einen Ordner namens „Eingang“ hoch, und Produktbilder sollen in „Produkte“ landen.
- Details: Nennen Sie sie „Produktbilder aus Eingang verschieben“.
- What it acts on: Files.
- When it runs: When something changes, Starts on File added.
- What it matches: Wählen Sie „Eingang“ und fügen Sie einen Filter für Ihre Bilddateitypen hinzu. Klicken Sie auf Test.
- What it does: Move, mit „Produkte“ als Destination folder und „Leave the existing file“, falls der Name bereits vergeben ist.
- Klicken Sie auf Save und dann im …-Menü auf Resume, um sie zu starten.
Sollen die Fotografinnen und Fotografen benachrichtigt werden, wenn ihre Bilder verschoben wurden? Duplizieren Sie die Automation, ändern Sie die Aktion in Notify und setzen Sie die Kopie fort.