Le balisage de dossiers vous permet d'ajouter des données au dossier lui-même, et pas seulement aux fichiers qu'il contient. Vous pouvez par exemple y enregistrer un client, un segment, un secteur, une année ou le responsable d'un projet. Dans Kontainer, ces informations apparaissent sous le nom Données dossier.
Les données de dossier utilisent les mêmes types de champs que les données de fichier. Selon la configuration de vos catégories de données, vous pouvez utiliser des champs texte, des listes déroulantes, des champs oui/non, des dates, etc.
À quoi sert le balisage de dossiers
Le balisage de dossiers est utile lorsqu'un dossier représente quelque chose en soi, comme un projet, un cas client ou une campagne. Exemples typiques : des dossiers comme « Projets » ou « Cas clients », dans lesquels chaque sous-dossier contient tout ce qui concerne un projet.
Rechercher des dossiers plutôt que des fichiers
Le principal avantage se situe dans la recherche. Normalement, une recherche renvoie des fichiers. Avec le balisage de dossiers, les utilisateurs peuvent rechercher les dossiers eux-mêmes, par exemple pour trouver tous les dossiers de projet d'un segment, d'une année ou d'un secteur donné.
Avec deux ensembles de champs de données, la recherche peut afficher deux onglets, par exemple Assets et Projects. L'onglet Assets recherche et filtre les fichiers comme d'habitude, tandis que l'onglet Projects recherche et filtre les dossiers de projet à partir des données de dossier.
Le second ensemble de champs de données est configuré par Kontainer. Contactez-nous si vous souhaitez des onglets de recherche distincts pour les fichiers et les dossiers. Vous pouvez aussi utiliser le balisage de dossiers avec un seul ensemble de champs.
Remplir les designs de page avec les données de dossier
Les données de dossier peuvent aussi s'afficher dans le design de page du dossier. Voir Utiliser les données de dossier dans les designs de page plus bas.
Avant de commencer
Le balisage de dossiers utilise une catégorie de données DAM activée pour les dossiers. Si vous ne voyez pas les options de données de dossier décrites ci-dessous, aucune catégorie n'a encore été activée pour les dossiers sur votre compte. Contactez le support Kontainer et indiquez-nous quelle catégorie de données vous souhaitez utiliser sur les dossiers.
Pour modifier les données d'un dossier, vous devez disposer d'un accès en écriture à ce dossier. Avec un accès en lecture, vous pouvez consulter les données du dossier, mais pas les modifier.
Baliser un seul dossier
- Trouvez le dossier à baliser et cochez sa case pour le sélectionner.
- Cliquez sur Plus dans la barre d'actions en haut. Vous pouvez aussi faire un clic droit sur le dossier.
- Choisissez Modifier les données dossier.
- Remplissez les champs souhaités.
- Enregistrez vos modifications.
Si vous n'avez qu'un accès en lecture, l'option du menu s'appelle Voir les données dossier et les champs ne sont pas modifiables.
Baliser plusieurs dossiers à la fois
Vous pouvez attribuer les mêmes valeurs à plusieurs dossiers en une seule opération.
- Sélectionnez deux dossiers ou plus. N'incluez aucun fichier dans la sélection.
- Cliquez sur Plus dans la barre d'actions, ou faites un clic droit sur la sélection, puis choisissez Modification groupée des données dossier.
- Remplissez les champs à appliquer à tous les dossiers sélectionnés.
- Enregistrez vos modifications.
Les mêmes valeurs sont écrites dans chaque dossier sélectionné. L'option de modification groupée n'apparaît que si vous disposez d'un accès en écriture à tous ces dossiers.
Un dossier ne peut contenir des données que d'une seule catégorie de données. Si certains des dossiers sélectionnés ont déjà des données dans une autre catégorie, ils sont ignorés et Kontainer vous indique combien l'ont été. Les autres sont enregistrés normalement.
Consulter les données d'un dossier
Ouvrez le panneau d'informations d'un dossier pour voir ses balises. Elles figurent dans la section Données dossier. Les champs vides ne sont pas affichés.
Utiliser les données de dossier dans les designs de page
Les champs de données de dossier peuvent être insérés comme espaces réservés dans le texte d'un design de page créé avec l'éditeur de pages. Lorsque la page s'affiche, chaque espace réservé est remplacé par la valeur balisée sur ce dossier.
Vous pouvez ainsi créer un seul modèle de page et l'utiliser dans de nombreux dossiers. Chaque dossier affiche alors automatiquement ses propres données, par exemple le client, le segment, le secteur et l'année, sans que vous ayez à les saisir sur chaque page.
Pour en savoir plus sur le texte dans l'éditeur de pages, consultez Design de dossier personnalisé et pages d'accueil (éditeur de pages).
Où le balisage de dossiers n'est pas disponible
| Type de dossier | Peut-il contenir des données de dossier ? |
|---|---|
| Dossiers classiques | Oui |
| Dossiers miroirs | Lecture seule. Un dossier miroir affiche les données du dossier qu'il reflète. Pour les modifier, modifiez le dossier d'origine. |
| Dossiers intelligents | Non |
| Albums | Non |
| Le dossier racine et la corbeille | Non |
Utiliser les données de dossier dans les automatisations
Si votre compte utilise des automatisations, les données de dossier peuvent les piloter de deux façons.
Automatisations qui s'exécutent sur des dossiers
Lorsque vous créez une automatisation, vous pouvez choisir si elle s'exécute sur des fichiers ou sur des dossiers. Une automatisation de dossiers :
- démarre lorsque les champs d'un dossier changent, ou s'exécute selon un calendrier
- se base sur les données définies sur le dossier lui-même
- peut déplacer, renommer ou notifier, et peut définir ou effacer des champs de dossier
Vous pouvez par exemple déplacer un dossier vers une zone d'archives lorsque son champ de statut passe à « Terminé ».
Automatisations qui s'exécutent sur des fichiers
Lorsqu'une automatisation s'exécute sur des fichiers, elle peut aussi se baser sur les données du dossier dans lequel se trouve chaque fichier. Lorsque vous ajoutez un critère pour un champ disponible sur les dossiers, choisissez si la valeur est lue sur le fichier ou sur son dossier.
Vous pouvez ainsi baliser un dossier une seule fois et faire agir une automatisation sur tous les fichiers qu'il contient, sans baliser chaque fichier.
Les données de dossier appartiennent au dossier sur lequel elles sont définies. Les fichiers des sous-dossiers ne sont pas couverts par les données du dossier parent : balisez donc chaque sous-dossier à inclure.
Bon à savoir
- Les données de dossier et les données de fichier sont distinctes. Baliser un dossier ne modifie pas les données des fichiers qu'il contient.
- Les champs obligatoires de la catégorie de données le sont aussi lors de l'enregistrement des données de dossier.
- Les automatisations peuvent détecter les modifications des données de dossier grâce à l'événement Champs du dossier modifiés.