Las automatizaciones se encargan por ti de las tareas repetitivas en tu DAM de Kontainer. Pueden mover las nuevas subidas a la carpeta correcta, añadir archivos a un álbum, actualizar un campo cuando algo cambia y mucho más. Configuras una automatización una sola vez y Kontainer la ejecuta, ya sea de inmediato cuando ocurre algo o según un calendario fijo.
Esta guía te muestra paso a paso cómo crear una automatización y cómo gestionarla después desde la vista general de Automations.
Abrir Automations
- Haz clic en Resources en el menú de la izquierda.
- En DAM, haz clic en Automations.
Se abre la vista general de Automations, con todas tus automatizaciones.
Crear una automatización
Haz clic en Create New en la esquina superior derecha. El formulario tiene cinco secciones que se completan de arriba abajo.
1. Details
- Escribe en Name un nombre que diga lo que hace la automatización, por ejemplo «Mover fotos de producto a la tienda online». Así la encontrarás fácilmente en la vista general.
- Si quieres, añade una Description. Es útil si tus compañeros también gestionan automatizaciones.
- Deja el interruptor Active desactivado por ahora. Las nuevas automatizaciones empiezan en pausa, para que puedas probarlas antes de que toquen ningún archivo.
El recuadro Summary describe tu automatización con palabras sencillas, por ejemplo «When a file is added, move it to a folder», y se actualiza a medida que rellenas el formulario. Úsalo para comprobar que la automatización hace lo que pretendes.
2. What it acts on
Elige si la automatización trabaja con Files (archivos) o Folders (carpetas). Files está seleccionado por defecto y cubre la mayoría de las necesidades.
Si seleccionas Folders, la automatización trabaja con las carpetas en su conjunto en lugar de con archivos individuales. En ese caso se ejecuta a horas fijas o cuando la carpeta en su conjunto se actualiza. También dispondrás de otras acciones (consulta «5. What it does»).
3. When it runs
En Run type, elige cómo se inicia la automatización:
| Run type | Qué ocurre | Úsalo cuando |
|---|---|---|
| When something changes | La automatización se ejecuta de inmediato cuando ocurre un evento concreto. | Quieres que todo se gestione al momento, por ejemplo las nuevas subidas. |
| Scheduled | La automatización se ejecuta Every hour, Every day o Every week. | Quieres esperar a que los archivos estén listos, por ejemplo hasta que se hayan añadido todos los metadatos. |
Si eliges «When something changes», selecciona en Starts on qué eventos inician la automatización. File added está seleccionado por defecto. Puedes quitarlo o añadir uno o varios de estos eventos:
- Any change
- Fields changed, Tags changed, Description changed, Metadata changed o Consent changed
- Renamed o Replaced
- Folder fields changed
- Moved, Added to album o Removed from album
Si eliges Scheduled, indica en Repetition con qué frecuencia se ejecuta.
4. What it matches
Aquí decides exactamente qué archivos o carpetas gestiona la automatización.
- En Folders, busca y selecciona las carpetas que la automatización debe vigilar.
- En Criteria, haz clic en Add filter para acotar la selección, por ejemplo a ciertos tipos de archivo o a archivos con un valor de campo concreto. Todo lo que hay en una fila tiene que cumplirse. Puedes añadir más filas y elegir AND u OR entre ellas. Los filtros funcionan igual que en las smart folders, consulta la Guía de smart folders.
- Haz clic en Test para ver sobre qué actuaría la automatización en este momento. No se cambia nada.
Para empezar de nuevo, haz clic en Clear filters.
Consejo: Haz clic siempre en Test antes de guardar. Si coinciden demasiados archivos, añade más filtros. Si no coincide ninguno, revisa tus carpetas y filtros.
5. What it does
En Action, elige qué debe ocurrir con todo lo que encuentra la automatización. Cada automatización realiza una sola acción.
| Grupo | Acciones para archivos | Acciones para carpetas |
|---|---|---|
| Organise | Move, Add to album, Copy, Move to trash | Move |
| Metadata | Set field, Rename, Set description | Set field, Clear field, Rename |
| Delivery | Activate CDN | No disponible |
| Notifications | Notify | Notify |
Después de elegir una acción, completa los ajustes que aparecen para ella. Con Move, por ejemplo:
- En Destination folder, elige la carpeta de destino.
- En «If the name is already taken there», decide si se conserva el archivo existente (Leave the existing file) o se reemplaza (Replace it).
6. Guardar y activar
- Haz clic en Save. La automatización aparece ahora en la vista general de Automations con el estado Paused.
- Cuando estés conforme, abre el menú de tres puntos (…) de su fila y haz clic en Resume, o ábrela con Edit y activa Active.
La vista general de Automations
La vista general muestra de un vistazo el estado de cada automatización:
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Name | El nombre que le diste a la automatización. |
| Runs on folder | Las carpetas que vigila la automatización. |
| Trigger | Cuándo se ejecuta, por ejemplo «When something changes» con el evento debajo, como File added. |
| Action | Lo que hace la automatización, por ejemplo Move. |
| Status | Si la automatización está activa o en pausa. |
| Last run | Cuándo se ejecutó por última vez, o «Never» si aún no se ha ejecutado. |
| Next run | Cuándo se ejecutará la próxima vez. Las automatizaciones en pausa muestran «Not while paused». |
Gestionar una automatización desde el menú
Haz clic en los tres puntos (…) al final de la fila de una automatización para abrir su menú.
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Edit | Abre la automatización para que puedas cambiar sus ajustes. |
| Preview | Muestra cuántos elementos coinciden ahora con la automatización, sin ejecutarla. Una forma rápida de comprobar que tus filtros siguen captando lo que esperas. |
| Run now | Ejecuta la automatización al instante, sin esperar a su disparador ni a su calendario. |
| Pause / Resume | Detiene la automatización temporalmente o la vuelve a iniciar. Una automatización en pausa no hace nada hasta que la reanudes. |
| Run history | Muestra un registro de las ejecuciones anteriores. Úsalo para comprobar que la automatización funciona como esperas. |
| Duplicate | Crea una copia de la automatización. Consulta más abajo. |
| Delete | Elimina la automatización de forma permanente. |
Duplicar una automatización
Duplicate copia los criterios, el disparador, el calendario y la acción de una automatización en una nueva automatización llamada «[nombre original] (copy)».
La copia siempre se guarda en pausa, para que no pueda tocar ningún archivo antes de que la hayas ajustado. Ábrela con Edit, haz tus cambios, ponle un nombre nuevo y después reanúdala.
Duplicate es la forma más rápida de:
- Hacer varias cosas con los mismos archivos. Cada automatización tiene una sola acción, así que duplícala y cambia solo la acción, por ejemplo de Move a Notify.
- Añadir los mismos archivos a varios álbumes.
- Reutilizar un buen conjunto de filtros en otra carpeta.
Show Flow: mira cómo trabajan juntas tus automatizaciones
Cuando tienes varias automatizaciones, una puede poner en marcha otra. Por ejemplo, una automatización mueve archivos a una carpeta y una segunda reacciona a los archivos que se mueven allí. Dos automatizaciones también pueden anularse entre sí, por ejemplo si una mueve archivos de la carpeta A a la B y otra los devuelve.
Haz clic en Show Flow en la parte superior de la vista general para ver cómo tus automatizaciones activas se inician o se anulan entre sí. Las automatizaciones en pausa no se incluyen. Si no hay nada vinculado, verás un mensaje indicando que ninguna de tus automatizaciones activas inicia ni anula a otra.
Consejo: Revisa Show Flow cada vez que añadas o reanudes una automatización, para que tus automatizaciones no trabajen unas contra otras.
Ejemplo: ordenar automáticamente las nuevas subidas
Tus fotógrafos suben todo a una carpeta llamada «Entrada», y las imágenes de producto deben acabar en «Productos».
- Details: llámala «Mover imágenes de producto desde Entrada».
- What it acts on: Files.
- When it runs: When something changes, Starts on File added.
- What it matches: selecciona «Entrada» y añade un filtro para tus tipos de archivo de imagen. Haz clic en Test.
- What it does: Move, con «Productos» como Destination folder y «Leave the existing file» si el nombre ya existe.
- Haz clic en Save y después en Resume en el menú … para iniciarla.
¿Quieres que los fotógrafos reciban un aviso cuando sus imágenes se hayan movido? Duplica la automatización, cambia la acción a Notify y reanuda la copia.