Automations sköter återkommande uppgifter i ditt Kontainer DAM åt dig. De kan flytta nya uppladdningar till rätt mapp, lägga till filer i ett album, uppdatera ett fält när något ändras och mycket mer. Du ställer in en automation en gång, och Kontainer kör den – antingen direkt när något händer eller enligt ett fast schema.
Den här guiden visar steg för steg hur du skapar en automation och hur du sedan hanterar den från Automations-översikten.
Öppna Automations
- Klicka på Resources i menyn till vänster.
- Klicka på Automations under DAM.
Då öppnas Automations-översikten, där du ser alla dina automations.
Skapa en automation
Klicka på Create New uppe till höger. Formuläret har fem avsnitt som du går igenom uppifrån och ned.
1. Details
- Skriv ett namn under Name som beskriver vad automationen gör, till exempel "Flytta produktbilder till webbshop". Då är den lätt att hitta i översikten.
- Lägg eventuellt till en Description. Det är bra om dina kollegor också hanterar automations.
- Låt reglaget Active vara avstängt tills vidare. Nya automations startar pausade, så att du kan testa dem innan de rör några filer.
Rutan Summary beskriver din automation med vanliga ord, till exempel "When a file is added, move it to a folder", och uppdateras medan du fyller i formuläret. Använd den för att dubbelkolla att automationen gör det du tänkt.
2. What it acts on
Välj om automationen ska arbeta med Files (filer) eller Folders (mappar). Files är förvalt och täcker de flesta behov.
Om du väljer Folders arbetar automationen med mappar som helhet i stället för med enskilda filer. Den körs då antingen vid fasta tider eller när mappen som helhet uppdateras. Du får också andra åtgärder att välja mellan (se "5. What it does").
3. When it runs
Välj under Run type hur automationen startar:
| Run type | Vad som händer | Använd den när |
|---|---|---|
| When something changes | Automationen körs direkt när en viss händelse inträffar. | Saker ska hanteras direkt, till exempel nya uppladdningar. |
| Scheduled | Automationen körs Every hour, Every day eller Every week. | Du vill vänta tills filerna är klara, till exempel tills all metadata har lagts till. |
Om du väljer "When something changes" väljer du under Starts on vilka händelser som startar automationen. File added är förvalt. Du kan ta bort det eller lägga till en eller flera av dessa händelser:
- Any change
- Fields changed, Tags changed, Description changed, Metadata changed eller Consent changed
- Renamed eller Replaced
- Folder fields changed
- Moved, Added to album eller Removed from album
Om du väljer Scheduled väljer du under Repetition hur ofta den ska köras.
4. What it matches
Här bestämmer du exakt vilka filer eller mappar automationen hanterar.
- Sök efter och välj under Folders de mappar som automationen ska bevaka.
- Klicka på Add filter under Criteria för att begränsa urvalet, till exempel till vissa filtyper eller till filer med ett visst fältvärde. Allt på en rad måste stämma. Du kan lägga till fler rader och välja AND eller OR mellan dem. Filter fungerar precis som i smarta mappar, se Guide till smarta mappar.
- Klicka på Test för att se vad automationen skulle påverka just nu. Ingenting ändras.
Klicka på Clear filters om du vill börja om.
Tips: Klicka alltid på Test innan du sparar. Om för många filer matchar, lägg till fler filter. Om ingenting matchar, kontrollera dina mappar och filter.
5. What it does
Välj under Action vad som ska hända med allt som automationen matchar. Varje automation utför en åtgärd.
| Grupp | Åtgärder för filer | Åtgärder för mappar |
|---|---|---|
| Organise | Move, Add to album, Copy, Move to trash | Move |
| Metadata | Set field, Rename, Set description | Set field, Clear field, Rename |
| Delivery | Activate CDN | Inte tillgänglig |
| Notifications | Notify | Notify |
När du har valt en åtgärd fyller du i inställningarna som visas för den. Med Move gör du till exempel så här:
- Välj under Destination folder vilken mapp filerna ska flyttas till.
- Välj under "If the name is already taken there" om den befintliga filen ska behållas (Leave the existing file) eller ersättas (Replace it).
6. Spara och aktivera
- Klicka på Save. Automationen visas nu i Automations-översikten som Paused.
- När du är nöjd öppnar du menyn med tre punkter (…) på dess rad och klickar på Resume, eller öppnar den med Edit och slår på Active.
Automations-översikten
Översikten visar status för varje automation i en överblick:
| Kolumn | Vad den visar |
|---|---|
| Name | Namnet du gav automationen. |
| Runs on folder | De mappar som automationen bevakar. |
| Trigger | När den körs, till exempel "When something changes" med händelsen under, som File added. |
| Action | Vad automationen gör, till exempel Move. |
| Status | Om automationen körs eller är pausad. |
| Last run | När den senast kördes, eller "Never" om den inte har körts än. |
| Next run | När den körs nästa gång. Pausade automations visar "Not while paused". |
Hantera en automation från menyn
Klicka på de tre punkterna (…) i slutet av en automations rad för att öppna dess meny.
| Alternativ | Vad det gör |
|---|---|
| Edit | Öppnar automationen så att du kan ändra dess inställningar. |
| Preview | Visar hur många objekt som matchar automationen just nu, utan att köra den. Ett snabbt sätt att kontrollera att dina filter fortfarande fångar det du förväntar dig. |
| Run now | Kör automationen direkt utan att vänta på dess utlösare eller schema. |
| Pause / Resume | Stoppar automationen tillfälligt eller startar den igen. En pausad automation gör ingenting förrän du återupptar den. |
| Run history | Visar en logg över automationens tidigare körningar. Använd den för att kontrollera att automationen fungerar som förväntat. |
| Duplicate | Skapar en kopia av automationen. Se nedan. |
| Delete | Tar bort automationen permanent. |
Duplicera en automation
Duplicate kopierar kriterier, utlösare, schema och åtgärd från en automation till en ny automation som heter "[ursprungligt namn] (copy)".
Kopian sparas alltid pausad, så att den inte kan röra några filer innan du har anpassat den. Öppna den med Edit, gör dina ändringar, ge den ett nytt namn och återuppta den sedan.
Duplicate är det snabbaste sättet att:
- Låta flera saker hända med samma filer. Varje automation har en åtgärd, så duplicera den och ändra bara åtgärden, till exempel från Move till Notify.
- Lägga till samma filer i flera album.
- Återanvända en bra uppsättning filter på en annan mapp.
Show Flow: se hur dina automations samverkar
När du har flera automations kan en sätta igång en annan. Till exempel flyttar en automation filer till en mapp, och en annan reagerar på att filer flyttas dit. Två automations kan också ta ut varandra, till exempel om en flyttar filer från mapp A till B och en annan flyttar tillbaka dem.
Klicka på Show Flow högst upp i översikten för att se hur dina aktiva automations startar eller tar ut varandra. Pausade automations ingår inte. Om inget hänger ihop visas ett meddelande om att ingen av dina aktiva automations startar eller tar ut varandra.
Tips: Kontrollera Show Flow varje gång du lägger till eller återupptar en automation, så att du inte får automations som motverkar varandra.
Exempel: Sortera nya uppladdningar automatiskt
Dina fotografer laddar upp allt till en mapp som heter "Inkorg", och produktbilder ska hamna i "Produkter".
- Details: Döp den till "Flytta produktbilder från Inkorg".
- What it acts on: Files.
- When it runs: When something changes, Starts on File added.
- What it matches: Välj "Inkorg" och lägg till ett filter för dina bildfiltyper. Klicka på Test.
- What it does: Move, med "Produkter" som Destination folder och "Leave the existing file" om namnet redan är upptaget.
- Klicka på Save och sedan på Resume i …-menyn för att starta den.
Vill du att fotograferna ska få besked när deras bilder har flyttats? Duplicera automationen, ändra åtgärden till Notify och återuppta kopian.