Het taggen van gegevens op bestanden is een centrale DAM-functie waarmee veel andere belangrijke mogelijkheden worden ontsloten. Afhankelijk van je inrichting zijn dat bijvoorbeeld:
- gebruiksvriendelijk gefilterd zoeken
- smart folders
- vervaldatums
- toestemmingsbeheer
- goedkeuringsworkflows
- gebruiksvoorwaarden
De meeste van onze klanten taggen gegevens op hun bestanden handmatig, automatisch via import of allebei. In dit artikel lopen we de basis van taggen door.
Let op: Veel klanten verrijken gegevens op bestanden automatisch via automatiseringen. Weet je niet zeker of er in je Kontainer iets is ingesteld? Neem dan contact met ons op, dan kijken wij het voor je na.
Klik hier voor de beheerdersgids over het aanmaken en beheren van velden.
Gegevens toevoegen
Om gegevens toe te voegen, selecteer je de bestanden waaraan je gegevens wilt toevoegen en gebruik je de optie Bestandsgegevens bewerken. Die vindt je via de rechtermuisknop, of in een van de menu's met de drie puntjes bij de bestanden en in de uitklapbalk bovenaan.
Voeg gegevens toe aan het eerste bestand en kies daarna:
- Opslaan voor alle, als de gegevens voor alle bestanden hetzelfde zijn
- Opslaan en volgende, eventueel met het vakje Gegevens hergebruiken aangevinkt, als niet alle gegevens voor alle bestanden hetzelfde zijn
Let op: Met de plustekens rechts van de gegevensvelden hieronder kun je nieuwe waarden toevoegen. Beheerders en gebruikers met de juiste toegang hebben deze optie.
Bewerkt je één bestand? Dan heb je de optie Bestandsgegevens bewerken beschikbaar in de galerijweergave (wanneer je erop hebt geklikt, zodat het op volledig scherm opent).
Extra gegevens toevoegen
Moet je later terugkomen om iets aan te passen? Dan raden we de optie Afzonderlijke velden bewerken aan. Selecteer de bestanden die je wilt bewerken en klik met de rechtermuisknop op de selectie, of gebruik een van de menu's met de drie puntjes om de optie te vinden.
Open de velden die je wilt bewerken door de vakjes ernaast aan te vinken, voeg de gegevens toe en klik op Opslaan.
Bij velden met meerdere waarden kun je het vakje Bestaande behouden aanvinken om nieuwe waarden toe te voegen en de bestaande gegevens te laten staan.
Verplichte velden
Uploadt je bestanden naar een Kontainer waarin bepaalde gegevensvelden als verplicht zijn ingesteld? Dan moeten deze velden bij het uploaden worden ingevuld. Deze velden zijn gemarkeerd met een *.
Als er verplichte velden zijn, verschijnt het gegevensformulier hieronder automatisch bij het uploaden.
Let op: Verplichte velden en de zichtbaarheid van velden kunnen per gebruiker verschillen, afhankelijk van de rechteninstellingen. Meer informatie vindt je in onze gids over rechten.
Dit zijn de basisopties voor taggen in Kontainer. Heb je vragen? Mail dan gerust de klantenservice.
Gerelateerde artikelen: