Automations klarer gentagne opgaver i dit Kontainer DAM for dig. De kan flytte nye uploads til den rigtige mappe, tilføje filer til et album, opdatere et felt, når noget ændrer sig, og meget mere. Du sætter en automation op én gang, og Kontainer kører den – enten med det samme, når noget sker, eller efter en fast tidsplan.
Denne guide viser dig trin for trin, hvordan du opretter en automation, og hvordan du administrerer den bagefter fra Automations-oversigten.
Åbn Automations
- Klik på Resources i menuen til venstre.
- Klik på Automations under DAM.
Så åbner Automations-oversigten, hvor du kan se alle dine automations.
Opret en automation
Klik på Create New i øverste højre hjørne. Formularen har fem sektioner, som du arbejder dig igennem fra top til bund.
1. Details
- Skriv et navn under Name, der fortæller, hvad automationen gør, for eksempel "Flyt produktbilleder til webshop". Så er den nem at finde igen i oversigten.
- Tilføj eventuelt en Description. Det er nyttigt, hvis dine kolleger også administrerer automations.
- Lad kontakten Active være slået fra indtil videre. Nye automations starter på pause, så du kan teste dem, før de rører ved nogen filer.
Feltet Summary beskriver din automation med almindelige ord, for eksempel "When a file is added, move it to a folder", og opdateres, mens du udfylder formularen. Brug det til at dobbelttjekke, at automationen gør det, du har tænkt dig.
2. What it acts on
Vælg, om automationen skal arbejde med Files (filer) eller Folders (mapper). Files er valgt som standard og dækker de fleste behov.
Hvis du vælger Folders, arbejder automationen med mapper som helhed i stedet for med enkelte filer. Den kører så enten på faste tidspunkter eller når mappen som helhed bliver opdateret. Du får også andre handlinger at vælge imellem (se "5. What it does").
3. When it runs
Vælg under Run type, hvordan automationen starter:
| Run type | Hvad sker der | Brug den, når |
|---|---|---|
| When something changes | Automationen kører med det samme, når en bestemt hændelse sker. | Tingene skal håndteres med det samme, for eksempel nye uploads. |
| Scheduled | Automationen kører Every hour, Every day eller Every week. | Du vil vente, til filerne er klar, for eksempel til alle metadata er tilføjet. |
Hvis du vælger "When something changes", vælger du under Starts on, hvilke hændelser der starter automationen. File added er valgt som standard. Du kan fjerne den eller tilføje en eller flere af disse hændelser:
- Any change
- Fields changed, Tags changed, Description changed, Metadata changed eller Consent changed
- Renamed eller Replaced
- Folder fields changed
- Moved, Added to album eller Removed from album
Hvis du vælger Scheduled, vælger du under Repetition, hvor ofte den skal køre.
4. What it matches
Her bestemmer du præcis, hvilke filer eller mapper automationen håndterer.
- Søg efter og vælg de mapper under Folders, som automationen skal holde øje med.
- Klik på Add filter under Criteria for at indsnævre udvalget, for eksempel til bestemte filtyper eller til filer med en bestemt feltværdi. Alt i én række skal passe. Du kan tilføje flere rækker og vælge AND eller OR imellem dem. Filtre fungerer ligesom i smarte mapper, se Guide til smarte mapper.
- Klik på Test for at se, hvad automationen ville handle på lige nu. Intet bliver ændret.
Klik på Clear filters, hvis du vil starte forfra.
Tip: Klik altid på Test, før du gemmer. Hvis for mange filer passer, så tilføj flere filtre. Hvis ingen passer, så tjek dine mapper og filtre.
5. What it does
Vælg under Action, hvad der skal ske med alt det, automationen finder. Hver automation udfører én handling.
| Gruppe | Handlinger for filer | Handlinger for mapper |
|---|---|---|
| Organise | Move, Add to album, Copy, Move to trash | Move |
| Metadata | Set field, Rename, Set description | Set field, Clear field, Rename |
| Delivery | Activate CDN | Ikke tilgængelig |
| Notifications | Notify | Notify |
Når du har valgt en handling, udfylder du de indstillinger, der vises for den. Med Move skal du for eksempel:
- Vælge den mappe under Destination folder, der skal flyttes til.
- Vælge under "If the name is already taken there", om den eksisterende fil skal beholdes (Leave the existing file) eller erstattes (Replace it).
6. Gem og slå til
- Klik på Save. Automationen vises nu i Automations-oversigten som Paused.
- Når du er tilfreds med den, åbner du menuen med de tre prikker (…) i dens række og klikker på Resume, eller du åbner den med Edit og slår Active til.
Automations-oversigten
Oversigten viser status for alle automations med ét blik:
| Kolonne | Hvad den viser |
|---|---|
| Name | Det navn, du har givet automationen. |
| Runs on folder | De mapper, automationen holder øje med. |
| Trigger | Hvornår den kører, for eksempel "When something changes" med hændelsen nedenunder, såsom File added. |
| Action | Hvad automationen gør, for eksempel Move. |
| Status | Om automationen kører eller er sat på pause. |
| Last run | Hvornår den sidst kørte, eller "Never", hvis den ikke har kørt endnu. |
| Next run | Hvornår den kører næste gang. Automations på pause viser "Not while paused". |
Administrer en automation fra menuen
Klik på de tre prikker (…) i slutningen af en automations række for at åbne dens menu.
| Valgmulighed | Hvad den gør |
|---|---|
| Edit | Åbner automationen, så du kan ændre dens indstillinger. |
| Preview | Viser, hvor mange elementer der passer på automationen lige nu, uden at køre den. En hurtig måde at tjekke, at dine filtre stadig fanger det, du forventer. |
| Run now | Kører automationen med det samme uden at vente på dens trigger eller tidsplan. |
| Pause / Resume | Stopper automationen midlertidigt eller starter den igen. En automation på pause gør ingenting, før du genoptager den. |
| Run history | Viser en log over automationens tidligere kørsler. Brug den til at tjekke, at automationen virker som forventet. |
| Duplicate | Laver en kopi af automationen. Se nedenfor. |
| Delete | Sletter automationen permanent. |
Dupliker en automation
Duplicate kopierer kriterier, trigger, tidsplan og handling fra en automation til en ny automation med navnet "[oprindeligt navn] (copy)".
Kopien gemmes altid på pause, så den ikke kan røre ved nogen filer, før du har tilpasset den. Åbn den med Edit, foretag dine ændringer, giv den et nyt navn, og genoptag den derefter.
Duplicate er den hurtigste måde at:
- Få flere ting til at ske med de samme filer. Hver automation har én handling, så dupliker den og ændr kun handlingen, for eksempel fra Move til Notify.
- Tilføje de samme filer til flere albums.
- Genbruge et godt sæt filtre på en anden mappe.
Show Flow: se, hvordan dine automations spiller sammen
Når du har flere automations, kan én sætte en anden i gang. For eksempel flytter én automation filer til en mappe, og en anden reagerer på, at filer bliver flyttet dertil. To automations kan også ophæve hinanden, for eksempel hvis én flytter filer fra mappe A til B, og en anden flytter dem tilbage igen.
Klik på Show Flow øverst i oversigten for at se, hvordan dine aktive automations starter eller ophæver hinanden. Automations på pause er ikke med. Hvis intet hænger sammen, ser du en besked om, at ingen af dine aktive automations starter eller ophæver hinanden.
Tip: Tjek Show Flow, hver gang du tilføjer eller genoptager en automation, så du ikke ender med automations, der modarbejder hinanden.
Eksempel: Sorter nye uploads automatisk
Dine fotografer uploader alt til en mappe, der hedder "Indbakke", og produktbilleder skal ende i "Produkter".
- Details: Kald den "Flyt produktbilleder fra Indbakke".
- What it acts on: Files.
- When it runs: When something changes, Starts on File added.
- What it matches: Vælg "Indbakke", og tilføj et filter for dine billedfiltyper. Klik på Test.
- What it does: Move, med "Produkter" som Destination folder og "Leave the existing file", hvis navnet allerede er taget.
- Klik på Save, og klik derefter på Resume i …-menuen for at starte den.
Vil du have, at fotograferne får besked, når deres billeder er blevet flyttet? Dupliker automationen, skift handlingen til Notify, og genoptag kopien.