Kunden nutzen Kontainer, um ihr Bild- und Dateimanagement zu verbessern sowie ihre Assets zu organisieren und zu teilen. Und vor allem möchten sie, dass interne und externe Nutzer sich selbst bedienen können – also einfach suchen und schnell finden.
Wir empfehlen, Ihre Dateien mit Tags anzureichern und erweiterte Suchfilter hinzuzufügen.
In Kontainer organisieren wir Tags und Filter unter der Funktion Custom Fields. Das ist unser technischer Begriff für eine Kategorie von Tags, wie zum Beispiel:
- Fotograf
- Land
- EAN-Nummer
Custom Fields sind Tag-Kategorien, die auch als Suchfilter hinzugefügt werden können.
Darüber hinaus ermöglichen diese Felder Automatisierungen sowie Integrationen zum Import und Export von Daten.
Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
EINLEITUNG
Custom Fields sind Kategorien oder Datentypen, die Sie Ihren Bildern und Assets hinzufügen. Innerhalb der Felder fügen Sie konkrete Werte oder Tags hinzu.
Beispiel
Custom Field: Kollektion
Tag: Sommer 2023
Welche Feldtypen Sie benötigen, hängt von Ihrer Organisation oder Ihrem Unternehmen ab. Nachfolgend einige Beispiele zur Inspiration.
Beispiele für Produktdaten
- EAN-Nummern
- Kollektion
- Kampagne
- Material
- Farbe
- Artikelnummer
- Beschreibungen
Motivbezogene Beispiele
- Ort
- Fotograf
- Event
- Saison
- Jahr
- Kampagne
- Medientyp
DSGVO-bezogene Beispiele
- Bildkategorie
- Ablaufdatum
- Verknüpfte Einwilligungsvereinbarung
- Einschränkungen
- Freigabestatus
- Nutzungsrechte
Die Felder können eingerichtet werden als
- Einzelauswahl, Dropdown-Menü
- Mehrfachauswahl, Dropdown-Menü
- Textfeld, einzeiliger Freitext
- Textbereich, mehrzeiliger Freitext
- Optionsfeld (Radio Button)
- Checkbox
- Anhang, einzeln
- Anhang, mehrfach
- Datum
- Einschränkungen
Anhänge können Dokumente wie Einwilligungserklärungen oder Größentabellen sein.
Ein Datumsfeld bietet die Möglichkeit, automatisch virtuelle Ordner für Bilder zu erstellen, die bald ablaufen. Sie können auch ein Veröffentlichungsdatum oder eine Frist festlegen.
Ein Einschränkungsfeld sorgt dafür, dass ein Pop-up erscheint, wenn ein Bild oder eine Datei bestimmten Nutzungsbedingungen unterliegt, z. B. speziellen Verwendungszwecken oder Urheberrechten. Das Feld erlaubt den Download erst, nachdem der Nutzer die Einschränkungen akzeptiert hat.
ERSTE SCHRITTE
Wenn Sie diese Kategorienfelder einrichten, überlegen Sie, welche Art von Daten für Ihre Nutzer hilfreich sind.
Dabei ist es wichtig zu wissen, dass jedes Custom Field als Suchfilter in der erweiterten Suche hinzugefügt werden kann. Das ist einer der größten Vorteile dieser Kategorien.
Suchbarkeit von Kategorien
Lassen Sie sich bei der Struktur Ihrer Kategorien bzw. Custom Fields von der Suchbarkeit leiten.
Fragen Sie sich, wie Ihre Nutzer suchen möchten. Filtern sie gerne nach verschiedenen Produktattributen oder eher nach motivbezogenen Aspekten?
Die aktivierten Suchfelder entsprechen Ihren Kategorien bzw. Custom Fields. Zusätzlich bieten wir eine Sammelsuche an.
Sammelsuche (Bulk Search)
Diese Funktion erweitert einen Suchfilter, sodass Sie kopierte Zellen aus einer Tabellenkalkulation, einer E-Mail-Bestätigung oder ähnlichem einfügen können. Das System filtert dann alle relevanten Nummern/Werte und die dazugehörigen Assets.
Kunden nutzen dies häufig für EAN-Nummern oder Artikelnummern.
Felder einrichten
Wenn Sie bereit sind, senden Sie uns bitte eine Liste der Felder/Kategorien, die Sie benötigen. Zum Beispiel:
- EAN-Nummer = Textfeld
- Kollektion = Einzelauswahl, Dropdown-Menü
- Materialien = Mehrfachauswahl, Dropdown-Menü
Oder
- Fotograf = Textfeld
- Einwilligungsvereinbarung = Anhang, einzeln
- Ablaufdatum = Datumsfeld
- Beschreibung = Textbereich
Gerne beraten wir Sie dabei. Über die Jahre haben wir viel Erfahrung gesammelt und helfen Ihnen, die passenden Felder zu identifizieren.
Sie können jederzeit zunächst einige Felder anlegen und später weitere hinzufügen. Das Hinzufügen von Daten in neue Felder ist unkompliziert.
Werte hinzufügen & bearbeiten
Sobald Ihre Custom Fields eingerichtet sind, möchten Sie den Feldern mit Auswahlfunktion Werte/Tags hinzufügen.
Gehen Sie zu Resources → DAM Fields, klicken Sie auf die drei Punkte neben einem Feld und wählen Sie „Edit field options“.
Hier können Sie neue Optionen hinzufügen. Sofern nicht anders erforderlich, können Sie denselben Wert sowohl bei
„Name“ als auch bei „Internal Value“ verwenden.
Außerdem können Sie die Namen der Werte bearbeiten, Werte löschen und die Sortierreihenfolge ändern.
Sie können Werte auch später hinzufügen, während Sie die Daten Ihrer Dateien bearbeiten.
Feldeinstellungen ändern
Es gibt eine Reihe von Feldeinstellungen, die Sie selbst im Ressourcenmenü von Kontainer verwalten können.
Navigieren Sie zu Resources → DAM Fields, klicken Sie auf die drei Punkte neben einem Feld und wählen Sie „Edit field settings“.
Hier können Sie:
- Exportnamen der Felder hinzufügen und bearbeiten
- Ein Feld als Pflichtfeld festlegen
- Die Werte eines Feldes in die Suchindizierung ein- oder ausschließen
- Ein Feld als Suchfilter in der erweiterten Suche hinzufügen oder entfernen
DATENEINGABE
Sobald Ihre Felder/Kategorien eingerichtet sind, ist es Zeit, Daten hinzuzufügen.
Manuelle Bearbeitung
Sie können die Daten für viele Dateien gleichzeitig bearbeiten. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten.
- Dateidaten bearbeiten Wenn Sie hier Daten hinzufügen, können Sie entweder auf „Save for all“ oder „Save and next“ klicken. Mit letzterer Option speichert das System alle Eingaben und übernimmt sie für das nächste Bild. So müssen Sie nicht dieselben Informationen immer wieder neu eingeben, sondern nur die abweichenden Daten anpassen.
- Dateidaten in Stapeln bearbeiten Bei dieser Option öffnen Sie nur die Felder, die Sie bearbeiten möchten, während alle anderen gesperrt bleiben.
Automatische Anreicherung
In vier von fünf Fällen möchten unsere Kunden die manuelle Bearbeitung überspringen. Sie wollen keine Zeit damit verbringen, ihre Dateien manuell zu taggen. Stattdessen reichern wir ihre Dateien automatisch an, indem wir Daten aus einem PIM-, ERP-System, aus Tabellen, CSV- oder JSON-Dateien übernehmen.
Dies ist vor allem für Kunden relevant, die mit Produkten arbeiten, kann jedoch auf viele Arten umgesetzt werden.
Automatisierungen werden individuell nach Ihren Anforderungen umgesetzt. Kontaktieren Sie uns, um eine Lösung einzurichten.
Wir können sogar noch weiter gehen und Dateien automatisch anhand von Tags aus Custom Fields in Ordner einsortieren.
Smart Folders
Sie können virtuelle Ordner nutzen, die automatisch über Tags verwaltet werden. Mit virtuellen Ordnern meinen wir Bildauswahlen, keine Duplikate. 
Sie können Sammlungen manuell mit Album-Ordnern erstellen, und wir können diese automatisch aus Tags als Smart Folders generieren.
Wenn Sie daran interessiert sind, lassen Sie es uns wissen.
KI-Tagging
Abschließend bieten wir auch KI-Tagging an. Unser KI-Tool ist weder mit Google noch mit Amazon verbunden. Es läuft vollständig intern und gefährdet nicht die Sicherheit Ihrer Bilder und Dateien.
Die Funktion bietet grundlegende Objekterkennungs-Tags auf Basis von:
- Farberkennung
- Objekterkennung
- Label-Erkennung
Kontaktieren Sie uns, um es auszuprobieren.
TAGS UND ZUGRIFF
Sobald Sie Ihre Bilder und Dateien angereichert haben, ist es an der Zeit, sich mit dem Datenzugriff zu befassen.
Kunden möchten selten, dass alle getaggten Informationen für jeden sichtbar sind. Es kann Felder mit Preisen, internen Daten oder marktspezifischen Informationen geben, die nur für bestimmte Nutzer relevant sind.
Admin-Benutzer können alles sehen, bei allen anderen Benutzertypen muss die Feldsichtbarkeit aktiviert werden.
Field Sets
Um Nutzern Anzeigezugriff auf Custom Fields zu geben, richten Sie zunächst sogenannte Field Sets ein. Dabei handelt es sich um Sets zur Steuerung der Feldsichtbarkeit.
Diese Sets können aus unterschiedlichen Perspektiven aufgebaut werden.
- Rollenbasiert: Presse, Agentur oder Kundensupport
- Marktbasiert: EU-Markt, US-Markt usw.
Ein Benutzer oder eine Benutzergruppe kann Zugriff auf mehrere Field Sets haben.
Erstellen Sie ein neues Field Set über Access → Field Sets → Create New:
Legen Sie die Feldsichtbarkeit für Benutzer oder Benutzergruppen fest:
Lesen Sie hier die vollständige Anleitung zum Einrichten von Berechtigungen.
ZUSÄTZLICHE FUNKTIONEN
Pro+-Funktion
Die Daten, mit denen Sie Ihre Dateien anreichern, sind nicht nur in Kontainer sichtbar. Sie können diese Daten auch beim Download Ihrer Dateien verwenden.
Unter Resources → Download Templates können Sie Ihre Daten nutzen, um Download-Vorlagen zu erstellen.
Sehen Sie sich unsere vollständige Anleitung zu Download Templates hier an.
Daten-Download
Laden Sie zusammen mit Ihren Dateien eine Excel-Datei mit den Daten herunter. Die heruntergeladenen Daten sind auf den Zugriff des jeweiligen Benutzers beschränkt.
Beispiel: Ihre Lösung umfasst 20 Felder. Ein deutscher Agent hat nur Zugriff auf 10 Felder. Beim Daten-Download erhält er daher nur Informationen aus diesen 10 Feldern.
Benutzerdefinierter Dateiname
Erstellen Sie eine Benennungsvorlage für einen bestimmten Anwendungsfall. Zum Beispiel benötigen Online-Marktplätze oder Wiederverkäufer häufig eine spezielle Benennung Ihrer Dateien.
Beispiel: Boozt_[EAN-Nummer][Kollektion][Stilnummer]
Das war’s im Grunde!
Kontaktieren Sie uns gerne zum Thema Tags, Filter und Suche.
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