As Ihre Benutzerliste wächst und Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder neue Rollen übernehmen, kann schnell der Überblick verloren gehen.

Diese Anleitung hilft Ihnen dabei, Ihre Benutzerliste zu pflegen und Zugriffsrechte zu verwalten, um eine unerwünschte Nutzung zu vermeiden.

Wir empfehlen:

• Ihre Benutzerliste regelmäßig zu überprüfen
• Gruppen zur Verwaltung von Zugriffsrechten zu verwenden
• Individuelle Zugriffsrechte zu entfernen, wenn Gruppen verwendet werden

Lesen Sie unten weiter, um mehr zu erfahren.

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BENUTZERLISTE ÜBERPRÜFEN

Stellen Sie sicher, dass niemand unerwünschten Zugriff auf Ihr Kontainer-Konto hat, indem Sie regelmäßig Benutzer löschen oder deaktivieren, die nicht mehr mit Ihnen verbunden sind.

Reaktivieren Sie Benutzer, die aufgrund eines Ablaufdatums ihres Benutzerkontos automatisch deaktiviert wurden.

Benutzer entfernen oder deaktivieren

Gehen Sie zu Zugriff → Benutzer

• Verwenden Sie die Suchleiste, um Benutzer zu finden
• Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol
• Wählen Sie Deaktivieren oder Löschen

Wenn Sie einen Benutzer nicht finden können, wurde er möglicherweise zu den inaktiven Benutzern verschoben.

Inaktive Benutzer

Jeder Benutzer, den Sie nicht finden können oder der keinen Zugriff erhält, befindet sich möglicherweise im Tab „Inaktive Benutzer“. So reaktivieren Sie den Benutzer:

1. Klicken Sie auf den Benutzer
2. Wählen Sie ein neues Ablaufdatum
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktiv
4. Und klicken Sie auf Speichern

Benutzer, die keinen Zugriff mehr benötigen, können Sie hier ebenfalls löschen.

GRUPPEN ZUR VERWALTUNG DES ZUGRIFFS VERWENDEN

Pro+-Funktion

Grundsätzlich empfehlen wir die Verwendung von Gruppen zur Verwaltung von Zugriffsrechten. Gruppen helfen Ihnen dabei, neue Benutzer schnell zu Ihrem Kontainer hinzuzufügen, Zugriffsrechte anzupassen und unangemessenen Zugriff zu vermeiden.

Benutzergruppen erstellen

Sie können Gruppen aus verschiedenen Perspektiven aufbauen, und Benutzer können mehreren Gruppen gleichzeitig angehören.

Beispiel: Eine deutsche Marketingagentur erhält Zugriff auf folgende Gruppen:

• Deutscher Markt
• Agentur
• Brand Guide Extern

 

Gruppen können Benutzertypen darstellen, wie zum Beispiel:

• Vertriebsteam
• Distributoren
• Presse
• Agentur

 

Und Zugriffstypen, wie:

• Brand Guide Intern
• Brand Guide Extern
• Deutscher Markt
• US-Markt

Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Gruppen in unserer Berechtigungsanleitung.

Wenn Sie mit der Nutzung von Gruppen beginnen, sollten Sie individuelle Benutzerzugriffsrechte entfernen.

Individuellen Zugriff durch Gruppen ersetzen

Erstellen Sie einen neuen Benutzer oder gehen Sie zu Zugriff → Benutzer → Ordnerzugriff

Fügen Sie den Benutzer den entsprechenden Gruppen hinzu.

Ignorieren oder entfernen Sie alle individuellen Zugriffseinstellungen.